Jak współpracować z konferansjerem w branży eventowej? Tę notkę piszę na kilka godzin po zakończeniu „Areny Mówców”, wydarzenia motywacyjnego, które przyciągnęło do Gdyni ponad 1000 osób. To rzeczy, które dla wielu z Was są oczywiste. Warto jednak je tu spisać, bo mogą się przydać wielu konferansjerom oraz event managerom przy ich współpracach.
Traktujemy się po partnersku. Z reżyserką wydarzenia, Ewą, szczegóły wydarzenia ustalałem od lipca – a gdy przyszedł luty, umówiliśmy się na godzinną rozmowę. Dowiedziałem się, że mogę pracować w swoim stylu i że nie będą narzucać mi słów do wypowiedzenia, a jedynie przekażą wskazówki. A gdy zasugerowałem muzykę i animacje na wprowadzenie prelegentów, Marek z ekipy IF Events o to zadbał.
Organizatorzy nie mieli nic przeciwko, gdy w środku konferencji zeskoczyłem z metrowej sceny. Wszedłem w dialog z publicznością – uczestnicy mówili, co im się podoba, a my zyskaliśmy pewność, że idziemy w dobrym kierunku. Porozmawialiśmy otwarcie – bo „Arena mówców” to nie „Arena mędrców”, czyli wyłącznie jednostronnej komunikacji. Tymczasem moje doświadczenie pokazuje, że wielu organizatorów boi się interakcji z publiką. I choć nie twierdzę, że na każdym evencie jest na to czas i miejsce, to jednak w panicznej obawie przed poza-scenariuszowymi dialogami widzę czający się za kotarą deficyt zaufania.
Dostałem wolną rękę, gdy chodzi o scenę. Byłem odpowiedzialny za zarządzanie czasem całego wydarzenia i dbałem, by prelegenci – jakkolwiek przeze mnie rozluźnieni – nie zapomnieli, że „każda piękna chwila ma swoją datę ważności”. Doceniam z tego miejsca dojrzałość organizatorów, którzy wiedzieli, jak duże jest znaczenie punktualności przy tak wielkim wydarzeniu. Pozwolili mi elegancko, acz zdecydowanie pojawiać się na scenie u boku prelegenta, by nieco przyspieszyć finał przeciągającego się wystąpienia.
Dialog. Czy było wyłącznie świetnie i nie napotkaliśmy żadnych trudności? Oczywiście, były trudne chwile. Jak choćby jeden z prelegentów, który na godzinę przed swoim występem zażyczył sobie (oczywiście ustami menedżera), by zorganizować dla niego poduszkę. Elegenacką, do siedzenia na scenie. Zdobywana była w pocie czoła, ostatkiem sił. A prelegent z niej ostatecznie… nie skorzystał. Ważne było również to, że organizatorzy na bieżąco mówili mi, na co bardziej powinienem zwrócić uwagę w swoich wystąpieniach. Otwarcie zaznaczali np. to, który partner wydarzenia jest szczególnie zasłużony i wymaga docenienia.
Jaką zasadę Ty dodał(a)byś do tej listy?
