Mam za sobą pierwsze poprowadzone w trybie online transmisje. Żeby wszystko poszło dobrze, przygotowywałem się dłużej niż do standardowego eventu. Wspólnie z organizatorami odbyliśmy specjalne rozmowy przygotowujące, analizując wszelkie możliwe scenariusze.
  • Co, jeśli uczestników będzie niewielu? A co, jeśli z ich nadmiaru łącze się przeciąży?
  • Czy ich pokazujemy? A może powinniśmy wyświetlać jedynie video z prowadzącym i gościem (ekspertem)?
  • I czy prowadzący streaming jest potrzebny? Oto moje pierwsze obserwacje.
  Niewidoczny wróg, z którym walczą dzielni medycy na całym świecie, sporo namieszał w gospodarce, a co za tym idzie – również w branży eventowej. Podobnie jak inni konferansjerzy, odczułem to chociażby za sprawą odwoływanych niemal w 100% rezerwacji. Myślę, że minie sporo czasu, nim sytuacja wróci do normy. Pojawia się zresztą pytanie, czy właśnie – przynajmniej w jakiejś części – nie jest ustanawiana nowa norma. Co było nam potrzebne? Podstawa to ultra-pewne łącze internetowe. Nie wchodzi w grę, by w trakcie transmisji szwankował internet. Dlatego na długo przed planowanym live upewnij się, że Twój internet osiąga prędkość co najmniej 1,5 Mb/s. Sam do sprawdzenia jakości połączenia używam Speedtestu. Właściciel platformy Zoom podaje co prawda, że łącze osiągające prędkość już 600 kb/s powinno wystarczyć, ale dla dobrej jakości upewnij się, że jesteś bliżej tej pierwszej wartości (więcej informacji tutaj). Gorąco polecam odbycie co najmniej jednej próbnej transmisji – wówczas dla ograniczonego kręgu osób. Sprawdźmy wtedy, czy wszystkich słychać i widać. A by pokazać Twój zespół od najlepszej strony, zadbaj o:
  • eleganckie, nierozpraszające tło (w moim przypadku jest to tło kartonowe Savage Widetone ustawione na statywach z poprzeczką teleskopową, koszt rzędu 200 złotych za całość zestawu)
  • odpowiednie oświetlenie. Tu najważniejsze jest, by prelegent/prowadzący transmisję live nie przemawiał na tle okna! Po pierwsze, intensywność będzie się zmieniała wraz z porą dnia (lub w zależności od zachmurzenia), po drugie – prawdopodobnie nie będzie widać osoby mówiącej (lub będzie ją słabo widać)
  • możliwie spokojne otoczenie. W tym ostatnim kontekście przypomina mi się to nagranie:
Co musieliśmy ustalić, by wszystko wypaliło? Najpierw kilka ważnych, strategicznych decyzji: ilu zapraszamy uczestników? Czy dostęp będzie jakoś ograniczony lub płatny? Pamiętajmy, że chociażby tak popularna platforma Zoom (ostatnio niestety znana też z niedotrzymywania poufności) w wersji standardowej dopuszcza udział 100 osób. Być może jest to dobre na przetarcie szlaków? Gdy już wiemy, kto będzie naszą grupą docelową, zastanówmy się: czy uczestnicy będą mogli jedynie widzieć i słyszeć prelegenta i prowadzącego, czy też zaprosimy ich do wypowiadania swoich opinii na żywo? Jestem zdania, że interakcja to klucz dobrego spotkania, jednak podobnie jak na konferencjach off-line, wiele zależy od liczby gości. Gdy słuchaczy jest 20, łatwo wejść z nimi w interakcję. Przynosi to wymierne korzyści (np. prelegent koryguje swoje wystąpienie w jego trakcie, kierując się bardziej ku obszarom, które ożywiły słuchaczy). Im jednak osób więcej, tym ta interakcja jest oszczędniejsza. Przy grupach liczących ponad 100 osób zwykle możemy tylko usłyszeć/wyczytać z twarzy reakcje: rozbawienie, konsternację, zaciekawienie, znudzenie. A gdyby online dopuścić wszystkich do udziału z kamerką, jest ryzyko, że któraś z osób powie (lub pokaże) coś ryzykownego lub… NSFW. „Uczestniczyłam w konferencji online prowadzonej na innej platformie na ponad 100 osób. Sposobem komunikacji były komentarze pisane w czacie wyświetlanym obok prezentacji. Nie było to rozwiązanie idealne, bo część pytań organizatorzy /prowadzący pomijali, ale nie było wyzwania związanego z zabieraniem głosu przez słuchaczy lub okazywania grymasów na twarzy” – mówi w odpowiedzi na moje wątpliwości Katarzyna Supa, specjalistka ds. komunikacji i marketingu Grupy MTP. Czy warto zatrudnić prowadzącego do konferencji/transmisji online? Myślę, że to w dużym stopniu zależy od Twoich zamiarów i potrzeb. Podobnie jak na wydarzeniach tradycyjnych (organizowanych poza internetem), konferansjer może zadbać o wizerunek Twojego wydarzenia. Gdy jest odpowiednio przygotowany, pomoże mówcom (prelegentom) poczuć się pewniej. Zwróciła na to uwagę Hana Köhncke, dermatolożka kończąca specjalizację na Uniwersytecie Medycznym w Poznaniu.

Live, którego główną bohaterką była Hana, był jej debiutem. Jeszcze przed rozpoczęciem transmisji wytłumaczyłem jej dokładnie, jak będzie przebiegać, a także że jednego może być pewna – mojego wsparcia. „Cokolwiek by się działo, jestem. Na przykład gdy zgubisz wątek, zgrabnie ci go przypomnę, a gdy zakręcisz się wymawiając jakieś słowo, w naturalny i serdeczny sposób pomogę ci odkręcić przejęzyczenie” – zapewniłem ją.

 

Gdy tylko rozpoczęliśmy nadawanie, uświadomiłem sobie, jak bardzo ten proces przypomina mi studio radiowe i telewizyjne. Z racji lat antenowej „wysługi”, momentalnie wiedziałem, czego się spodziewać. Przywitałem widzów, zachęciłem do zadawania pytań, a także przedstawiłem gościa.

 

Odpowiednio wcześniej wraz z organizatorami przygotowaliśmy także scenariusz spotkania oraz pytania, dookoła których toczyła się dyskusja. Choć zakładaliśmy 30 minut rozmowy, dopuszczaliśmy jej przedłużenie do pełnej godziny. Wątki naturalnie się rozwijały, a nasza rozmowa (bardziej niż wywiad) płynęła, dlatego wykorzystaliśmy pełen czas.

Przez cały czas transmisji jako jej prowadzący byłem w kontakcie z Ewą Dominiak, realizatorką. W aplikacji Zoom miała możliwość wysyłać mi na czacie wiadomości, które widziałem tylko ja. „Maciej, jest pytanie od widzów” – pisała. – „Pilnuj czasu, zostało 15 minut”. Czułem się trochę jak wtedy, gdy na scenie lub w studiu TV, realizator mówi mi do słuchawki w uchu, na czym stoimy. Tych podobieństw jest zapewne jeszcze więcej!

 

Co ułatwi pracę moderatora transmisji online?

Z pewnością obycie z tym medium. Nie ukrywam, że jestem miłośnikiem nowych technologii i już w 2015 r. produkowałem pierwsze transmisje na Facebooku. Od tego czasu często prowadzę też transmisje dla firm.

Wrócę jeszcze na chwilę do Zoom, czyli platformy umożliwiającej transmisje. Dużym plusem jest, że prowadząc tam stream, można ustawić aplikację tak, by materiał jednocześnie trafiał na social media, takie jak Facebook czy YouTube.   Jeśli ten temat Cię zainteresował, możesz przeczytać artykuł Damiana Haftkiewicza – specjalisty z branży eventowej, z którym współpracuję jako konferansjer. Osoby takie, jak Piotr Bucki czy Marcin Prokop, a także mnie, zapytał o perspektywy, jakie widzimy dla branży MICE w najbliższych miesiącach.