Dlaczego na wydarzeniu nie ma atmosfery? Niby mamy wszystko: ciekawych mówców, piękne otoczenie, wygodne siedzenia. Bywa jednak, że problemem są… odległości między ludźmi.
Niedawno prowadziłem 3-dniowe wydarzenie, każdego dnia dla innej grupy widzów. Przez pierwsze 2 dni konferencja pięknie płynęła: mówcy byli oklaskiwani, a publika chętnie zadawała pytania. Ostatniego dnia — odwrotnie: czuć było obojętność zamiast zaangażowania. Żarty, które poprzednich dni bawiły do łez, teraz wywoływały najwyżej nieśmiały uśmiech. Dlaczego? Bo w tym trzecim dniu na sali mogącej pomieścić 800 osób znalazło się ich tylko 300. Między uczestnikami było mnóstwo wolnych miejsc i przestrzeni. Dystans fizyczny przerodził się w dystans mentalny.
„Ludzie często mówią: »Nie sądzisz, że znacznie bardziej inspirujące jest mówienie do dużej grupy niż do małej?«. Nie, odpowiadam; mogę przemawiać równie dobrze do dwunastu osób, co i do tysiąca, pod warunkiem, że owa dwunastka skupiona jest wokół mnie i blisko siebie, tak, by poszczególne osoby się dotykały. Lecz nawet i tysiąc osób, stojących w takim rozproszeniu, że między dwiema są cztery stopy wolnego miejsca, niczym nie różni się od pustego pomieszczenia” — Henry Ward Beecher, “Wykłady o nauczaniu”.
Moja porada dla Ciebie jako organizatora eventu lub prelegenta? Zbierz swoich słuchaczy blisko siebie, a zdobędziesz ich przychylność przy dwa razy mniejszym wysiłku. I za żadną cenę nie pozwól, by były wolne krzesła. Jeśli nie jesteś pewien, ile osób zjawi się na Twoim wydarzeniu, zadbaj o salę, w której nie ma krzeseł przymocowanych na stałe (jak w kinie czy wielu salach wykładowych). To da Ci możliwość zareagowania na to, ilu gości faktycznie przyjdzie.
Nie ustawiaj mnóstwa krzeseł, licząc na najbardziej optymistyczny wariant frekwencji. Zamiast tego, schowaj zapasowe na zapleczu sali. Miej gotowy zespół, by w razie potrzeby sprawnie je dostawić. A gdy goście zobaczą, że w ostatniej chwili dostawiacie krzesła, pomyślą, że popularność wydarzenia przerosła nawet Twoje oczekiwania. A to nie brzmi jak powód do zmartwień.
