Co to za genialna eventowa miejscówka!
Tę opowieść zacznę od Bydgoszczy. Byłem pod dużym wrażeniem Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego. Myślę, że to hala na miarę EXPO XXI w Warszawie. Wielu speców od eventów może nie znać BCTW, bo zostało otwarte zaledwie kilka lat temu. Bydgoszcz nie jest zresztą jakimś topowym miejscem na organizację konferencji, a przynajmniej nie była do tej pory. Gdy więcej osób zorientuje się o potencjale BCTW, może to się zmienić.
Jak zobaczysz na filmie poniżej, to było wydarzenie z przytupem. Na widowni ponad 1500 osób, a dla mnie jako prowadzącego spore wyzwanie – jak utrzymać entuzjazm i zaangażowanie ludzi przez ponad 9 godzin wystąpień. Przez scenę przewinęło się ponad 25 prelegentów, w tym pracowników i partnerów firmy. Dla wielu z nich był to debiut, dlatego równie mocno jak na scenie, wspierałem ich za kulisami.
Przygotowania wystartowały wiele miesięcy wcześniej
Wspólnie z główną organizatorką, Małgorzatą Serwą, zadbaliśmy o wiele momentów radości i wzruszeń. Ważnym punktem programu był wykład Marcina Prokopa i Doroty Wellman o zmianie – o tym, dlaczego jest konieczna w życiu. Znani prezenterzy wyjaśnili, że również kryzys nie musi być niczym strasznym. Czasy takie bowiem przynoszą nieznane szanse, na które wystarczy się otworzyć. Po ich wystąpieniu poprowadziłem 30-minutowy blok rozmów, to znaczy dałem uczestnikom konferencji szansę, by zadali swoje pytania Marcinowi i Dorocie. Te czasem poruszające, a czasem inspirujące momenty możesz zobaczyć w moich relacjach na Instagramie.
Po godzinie 17:00, gdy widownia mogła się już czuć nieco zmęczona, zadbałem o pobudzenie. Zaproponowałem krótki, bo 5-minutowy blok taneczny, w ramach którego na całą siłę włączyliśmy taneczną muzykę. Tym, którzy odważyli się pokazać najbardziej odważne ruchy i choreografię, wręczyłem kosmetyki od S’ouvre. Dziękuję tu Chrisowi i Julii, którzy wspierali mnie w tym zadaniu. A organizatorce, Gosi, dziękuję za zaufanie. Wiem, że nigdy nie widziała takich aktywności (przerw ruchowych) na eventach, więc zaufała mi na słowo, że to będzie dobre.
Co najmniej 2 triki, którymi ożywiłem publikę
Dla Karoliny, jednej z prelegentek, członkinie jej zespołu przygotowały specjalną niespodziankę. Moim zadaniem było więc zatrzymać Karolinę po jej prezentacji – tak, by nie opuściła sceny równie szybko, jak pozostali mówcy. W delikatny sposób przekazałem jej na scenie informację, że bliscy jej ludzie chcieliby przekazać jej specjalny komunikat. Wtedy na wielkich ekranach za nami pojawiły się wzruszające slajdy i filmy – absolutna niespodzianka dla Karoliny. Szybko dostrzegłem pierwsze łzy w jej oczach… Chciałem, by ten moment wybrzmiał, więc choć wciąż musiałem pilnować punktualności prezentacji, tu akurat spowolniłem tempo. Porozmawiałem z Karoliną, która opowiedziała o pierwszej reakcji. Publiczność była zachwycona. Kilkadziesiąt dziewczyn na publiczności wstało i zaprezentowało reszcie charakterystyczne, biało-czerwone trampki – znak przynależności do #Karolinateam.
Jako konferansjer wydarzenia motywacyjnego S’ouvre postawiłem na ludzi. O ile w trakcie przygotowań byłem sercem z Organizatorami, o tyle w dniu konferencji swoje uczucia związałem najbardziej z publicznością. Wiedziałem, że jeśli nasi Goście będą zadowoleni i dobrze zaopiekowani, to i Organizatorzy nie będą mieli powodów do zmartwień. Prowadząc ten event, chciałem być blisko publiczności. Pierwszy trik, który stosuję, to wtopienie się w tłum na samym początku. Dzięki temu, że Organizatorzy otworzyli rejestrację na długo przed startem konferencji, już od samego rana mogłem poznać niektórych uczestników. Wypytałem ich o to, skąd są, jak dowiedzieli się o wydarzeniu i jakie są ich nadzieje, oczekiwania. Kiedy tak dowiedzieliśmy się trochę o sobie nawzajem, pierwsze lody stopniały.
Zrób to tylko, jeśli nie boisz się ludzi
Druga metoda dzieje się już na etapie samego wydarzenia. Zaproponowałem Organizatorom, że możliwie często będę nawiązywał dialog z publicznością. I nie była to teoria ani zaproszenie do aplikacji na komórkę, w której bezosobowo można zadać pytanie. Zamiast tego, co kilka wystąpień dawałem cynka Krzyśkowi, operatorowi kamery – by mógł się spodziewać, w którym kierunku pójdę tym razem. Za każdym razem kierowałem się w inną stronę hali, by dzięki dobremu mikrofonowi i nagłośnieniu wdać się w interakcję z uczestnikami z wszystkich stron świata.
Te rozmowy były też inspiracją dla prelegentów, bo mogli lepiej poznać swoją grupę docelową. Nic bowiem lepiej nie opisze tej dużej ekipy niż przeprowadzony wyrywkowo wywiad z jej członkami. Powiem Ci tu tylko, że miało to i urok, i sens!
Dziękuję S’ouvre za zaufanie – a przy okazji przekazuję gratulacje, bo mało która firma potrafiłaby ogarnąć tak duże wydarzenie bez pomocy agencji eventowej.
Co mówią organizatorzy i uczestnicy
