Konferencja motywacyjna S’ouvre

Nazwa wydarzenia
Mobile komórka ekran scena event ludzie światła stage light people action zoom recording event in person

Co to za genialna eventowa miejscówka!

Tę opowieść zacznę od Bydgoszczy. Byłem pod dużym wrażeniem Bydgoskiego Centrum Targowo-Wystawienniczego. Myślę, że to hala na miarę EXPO XXI w Warszawie. Wielu speców od eventów może nie znać BCTW, bo zostało otwarte zaledwie kilka lat temu. Bydgoszcz nie jest zresztą jakimś topowym miejscem na organizację konferencji, a przynajmniej nie była do tej pory. Gdy więcej osób zorientuje się o potencjale BCTW, może to się zmienić.

Jak zobaczysz na filmie poniżej, to było wydarzenie z przytupem. Na widowni ponad 1500 osób, a dla mnie jako prowadzącego spore wyzwanie – jak utrzymać entuzjazm i zaangażowanie ludzi przez ponad 9 godzin wystąpień. Przez scenę przewinęło się ponad 25 prelegentów, w tym pracowników i partnerów firmy. Dla wielu z nich był to debiut, dlatego równie mocno jak na scenie, wspierałem ich za kulisami.

Przygotowania wystartowały wiele miesięcy wcześniej

Wspólnie z główną organizatorką, Małgorzatą Serwą, zadbaliśmy o wiele momentów radości i wzruszeń. Ważnym punktem programu był wykład Marcina Prokopa i Doroty Wellman o zmianie – o tym, dlaczego jest konieczna w życiu. Znani prezenterzy wyjaśnili, że również kryzys nie musi być niczym strasznym. Czasy takie bowiem przynoszą nieznane szanse, na które wystarczy się otworzyć. Po ich wystąpieniu poprowadziłem 30-minutowy blok rozmów, to znaczy dałem uczestnikom konferencji szansę, by zadali swoje pytania Marcinowi i Dorocie. Te czasem poruszające, a czasem inspirujące momenty możesz zobaczyć w moich relacjach na Instagramie.

Po godzinie 17:00, gdy widownia mogła się już czuć nieco zmęczona, zadbałem o pobudzenie. Zaproponowałem krótki, bo 5-minutowy blok taneczny, w ramach którego na całą siłę włączyliśmy taneczną muzykę. Tym, którzy odważyli się pokazać najbardziej odważne ruchy i choreografię, wręczyłem kosmetyki od S’ouvre. Dziękuję tu Chrisowi i Julii, którzy wspierali mnie w tym zadaniu. A organizatorce, Gosi, dziękuję za zaufanie. Wiem, że nigdy nie widziała takich aktywności (przerw ruchowych) na eventach, więc zaufała mi na słowo, że to będzie dobre.

Co najmniej 2 triki, którymi ożywiłem publikę

Dla Karoliny, jednej z prelegentek, członkinie jej zespołu przygotowały specjalną niespodziankę. Moim zadaniem było więc zatrzymać Karolinę po jej prezentacji – tak, by nie opuściła sceny równie szybko, jak pozostali mówcy. W delikatny sposób przekazałem jej na scenie informację, że bliscy jej ludzie chcieliby przekazać jej specjalny komunikat. Wtedy na wielkich ekranach za nami pojawiły się wzruszające slajdy i filmy – absolutna niespodzianka dla Karoliny. Szybko dostrzegłem pierwsze łzy w jej oczach… Chciałem, by ten moment wybrzmiał, więc choć wciąż musiałem pilnować punktualności prezentacji, tu akurat spowolniłem tempo. Porozmawiałem z Karoliną, która opowiedziała o pierwszej reakcji. Publiczność była zachwycona. Kilkadziesiąt dziewczyn na publiczności wstało i zaprezentowało reszcie charakterystyczne, biało-czerwone trampki – znak przynależności do #Karolinateam.

Jako konferansjer wydarzenia motywacyjnego S’ouvre postawiłem na ludzi. O ile w trakcie przygotowań byłem sercem z Organizatorami, o tyle w dniu konferencji swoje uczucia związałem najbardziej z publicznością. Wiedziałem, że jeśli nasi Goście będą zadowoleni i dobrze zaopiekowani, to i Organizatorzy nie będą mieli powodów do zmartwień. Prowadząc ten event, chciałem być blisko publiczności. Pierwszy trik, który stosuję, to wtopienie się w tłum na samym początku. Dzięki temu, że Organizatorzy otworzyli rejestrację na długo przed startem konferencji, już od samego rana mogłem poznać niektórych uczestników. Wypytałem ich o to, skąd są, jak dowiedzieli się o wydarzeniu i jakie są ich nadzieje, oczekiwania. Kiedy tak dowiedzieliśmy się trochę o sobie nawzajem, pierwsze lody stopniały.

Zrób to tylko, jeśli nie boisz się ludzi

Druga metoda dzieje się już na etapie samego wydarzenia. Zaproponowałem Organizatorom, że możliwie często będę nawiązywał dialog z publicznością. I nie była to teoria ani zaproszenie do aplikacji na komórkę, w której bezosobowo można zadać pytanie. Zamiast tego, co kilka wystąpień dawałem cynka Krzyśkowi, operatorowi kamery – by mógł się spodziewać, w którym kierunku pójdę tym razem. Za każdym razem kierowałem się w inną stronę hali, by dzięki dobremu mikrofonowi i nagłośnieniu wdać się w interakcję z uczestnikami z wszystkich stron świata.

Te rozmowy były też inspiracją dla prelegentów, bo mogli lepiej poznać swoją grupę docelową. Nic bowiem lepiej nie opisze tej dużej ekipy niż przeprowadzony wyrywkowo wywiad z jej członkami. Powiem Ci tu tylko, że miało to i urok, i sens!

Dziękuję S’ouvre za zaufanie – a przy okazji przekazuję gratulacje, bo mało która firma potrafiłaby ogarnąć tak duże wydarzenie bez pomocy agencji eventowej.

Opinie

Co mówią organizatorzy i uczestnicy

Paweł Wieteska
Paweł WieteskaDyrektor okręgowy S'ouvre
Czytaj więcej
Bardzo dużo pozytywnej energii, świetne wystąpienia i prelegenci. A do tego Maciek, który był bardzo profesjonalny i doskonale złapał kontakt z publicznością. Zwróciłem uwagę na jego spokój i umiejętność reakcji. Zwłaszcza wtedy, gdy odpowiedzi publiczności były dość nietypowe...
Miejsce wydarzenia
Bydgoskie Centrum Targowo-Wystawiennicze (BCTW)
icons/ui/marker
Klient wydarzenia
S'ouvre
icons/ui/heart
Data wydarzenia
08.04.2022
- 09.04.2022
icons/ui/calendar
Kategoria wydarzenia
Konferencja, Wręczenie nagród