Jeśli boisz się (własnej) publiczności, nie organizuj eventu

Odwaga kontra zachowawczość w eventach

Ten artykuł piszę z Arłamowa, do którego zjechała ponad setka ludzi z branży wydarzeń i HR, by wziąć udział w konferencji na świeżym powietrzu. Mieliśmy piękne namioty, pufy, kanapy, spory ekran LED — a to wszystko w środku pola golfowego na wzgórzu, z kojącym widokiem na lasy bukowe.

Większość prognoz zapowiadała burzę po 13-tej, więc chcieliśmy do pierwszej przerwy kawowej być tu, a potem przejść do sali w hotelu. Ale już chwilę po 10:00 zaczęło kropić, więc by się skryć, z leżaków przenieśliśmy się pod namiot. W miejsce, w którym pierwotnie mieli być tylko prelegenci i ekipa techniczna.

 

Na małej przestrzeni pomieściliśmy się wszyscy, a ta bliskość błyskawicznie zacieśniła więzi. Po kilku minutach mieliśmy atmosferę, jakiej czasem nie zbuduje się przez cały dzień. Krążyłem między uczestni(cz)kami z mikrofonem i zadawałem proste pytanie: skąd się znacie? Ludzie zwykle przychodzą w grupkach, więc każdy kogoś zna. Opowieść o jednej osobie prowadzi do kolejnej, a ta do kolejnej. Nagle orientujesz się, jak wiele łączy Cię z resztą.

Pierwszą prelegentką była Monika Sońta, ekspertka od komunikacji i HR-u. Podziwiam, jak błyskawicznie odnalazła się w zmienionej formule. Pod namiotem nie było ekranu, więc nie mogła wyświetlić slajdów. Nie robiła z tego żadnego problemu. Stała w samym środku naszego kółka, czasem się obracając, by z każdym złapać kontakt wzrokowy. Dialog. Uśmiech. Pełna elastyczność. Monika dostosowała się do grupy i tego, dokąd ich pytania poprowadziły jej prelekcję.

Po jakichś 30 minutach pogoda coraz wyraźniej dawała o sobie znać i Michał Kozak, prezes Arłamowa, powiedział, że już czas. Jego ekipa błyskawicznie dostarczyła nam parasole, przyjechały vany i meleksy. Jako uczestnicy byliśmy już zespołem, który ma przed sobą wyzwanie i wzajemnie się wspiera. Kilka chwil później spotkaliśmy się już pod dachem, w wygodnej sali, lekko przemoknięci.

Eventowy perfekcjonista powie, że to niedobrze, bo wprowadziliśmy ryzyko. Dyskomfort. Ale to właśnie te niespodziewane sytuacje sprawiają, że wydarzenie nabrało unikalnego charakteru i będzie zapamiętane na długo. Delikatne odpuszczenie kontroli przyniosło coś nawet większego – prawdziwe więzi i poczucie przynależności.

Czasem właśnie w momentach, kiedy coś nie idzie zgodnie z planem, wyłączamy tryb automatyczny. Wychodzimy ze smartfonowej monotonii, angażujemy się w rozmowę i czujemy, że to dzieje się tu i teraz.

Wybierając odwagę, możemy stworzyć wydarzenia, które nie tylko spełniają oczekiwania, ale je przewyższają. I choć planowanie i przygotowanie są kluczowe, to elastyczność i gotowość do adaptacji w obliczu zmian są tym, co odróżnia dobre wydarzenie od niezapomnianego przeżycia.

Kautz
Teraz napiszę coś o sobie. Lubię być z ludźmi – ale nie lubię, gdy atmosfera jest napięta. Dlatego nauczyłem się skracać dystans i sprawiać, by było znośnie. Czasem jest wręcz sympatycznie. Do tego stopnia, że prowadzę największe konferencje i panele dyskusyjne w Polsce, no i coraz częściej za granicą.

Moje specjalności to technologia, środowisko i biznes. Jestem też radcą prawnym (ale to dłuższa historia na kiedy indziej). Stworzyłem dziesiątki programów radia i TV, w tym talk-show po angielsku. Studiowałem na Appalachian State University w Północnej Karolinie. No i kocham Stany Zjednoczone.

zobacz następny wpis

Zapraszam Cię do świata angażujących wydarzeń

Dzięki mojemu newsletterowi podniesiesz poprzeczkę swoich eventów.