Na początku konferencje online wydawały się rozwiązaniem tymczasowym. Wielu ekspertów branży MICE wyrażało nadzieję, że po kilku miesiącach pandemia odpuści, a ludzie powrócą do wielkich sal kongresowych w hotelach i teatrach. Minął jednak jeden pełen rok, a sytuacja wciąż nie wróciła do przedpandemicznej normy...

 

Wręcz przeciwnie – można zauważyć, że firmy i instytucje coraz chętniej organizują wydarzenia wirtualne. Bo choć za osobistym, wspólnym przeżywaniem eventu można tęsknić, to jednak wersja online (konferencja internetowa) też przynosi pewne unikalne korzyści. Paradoksalnie, to właśnie w czasach „social distancing”, zwiększyła się interakcja odbiorców wydarzeń. Z tego artykułu dowiesz się:

 

Jak lockdown zmienił pracę konferansjerów?

Jakie są największe plusy eventów online?

Jak utrzymać dynamikę eventu? 

 

O dobrze zrealizowanych wydarzeniach wirtualnych rozmawiam z zawodowymi konferansjerami, Anną Butrym i Damianem Urbańczykiem. Wszyscy od lat pracujemy na scenie, ale też szybko odnaleźliśmy się podczas virtual events.

 

Dlaczego warto brać udział w konferencjach online?

 

Maciej Kautz: Pandemia wybuchła ponad rok temu. Kto by pomyślał, że teraz, w połowie 2021 roku, naszą codziennością będą nadal eventy online?

 

Damian Urbańczyk: Wszystkim wydawało się to przelotne, tymczasowe, a tu nagle: bum. Pamiętam pierwsze telefony: „Jak się skończy pandemia, to wtedy zorganizujemy”.

 

Ania Butrym: Tak. Wszystkie eventy, które ja miałam w puli, były cały czas przesuwane. O tydzień, o miesiąc. Po czym się okazywało, że się robi powoli wrzesień, a klienci nadal się nie decydują. Mieliśmy cały czas ścisłe regulacje, a one nie sprzyjają spotkaniom. Okazało się, że ta rzeczywistość online zostanie na dłużej.

 

 

Wyświetl ten post na Instagramie.

 

Post udostępniony przez Anna Butrym (@annabutrym.pl)

 

D: Eventy online stały się już tym „new normal”. Z tym już będziemy przez cały czas.

 

A: Też mam takie poczucie, że przynajmniej w wersji hybrydowej z nami zostaną. To znaczy będzie dużo większy nacisk kładziony na to, jak technicznie realizowany jest event. Ile z tego idzie do streamingu, jak to wygląda w tym obrazie pozascenicznym: na komputerze czy TV.

 

D: Z naszej trójki Ania wystartowała najszybciej, a jak mawiał generał George Patton: „Dobry plan wykonany natychmiast jest lepszy niż idealny – ale spóźniony o tydzień”.

 

M: To prawda, powstał „Spark of Change”, a więc konferencja promująca sprawne organizowanie wydarzeń wirtualnych. Bliski jest mi świat marketingu, skąd pochodzi pojęcie MVP, czyli „minimum viable product”. To produkt lub usługa, która jest wystarczająco dobra, móc wejść na rynek. Czasami lepiej próbować i udoskonalać naszą pracę, niż w obawie przed niedoskonałością wciąż przekładać premierę.

 

 

 

Dla kogo warto organizować wydarzenia online?

 

A: Gdy chodzi o te plusy jakie wynikają z tego, że robimy eventy online, to myślę, że przy „Sparku” to dobrze widać. Chociażby to, że możemy mieć dowolnego spikera z całego świata. Bez kosztów hotelu, przelotu – „wyciągania” kogoś z jego otoczenia i często napiętego grafiku. Tę godzinę czy pół na prelekcję online znajdzie zawsze.

 

M: Dzięki temu można układać dużo ciekawszy lineup z nazwisk, które nigdy nie miałyby czasu w tym samym momencie. Tu mogę podać przykład: we wrześniu 2020 r. gościłem na konferencji profesora Philipa Zimbardo, znakomitego psychologa.

 

A: Właśnie, stąd możemy ściągnąć świetne nazwiska, ale też skompilować je tak, żeby rzeczywiście powstał ciekawy program. Możemy dostosowywać się do różnych stref czasowych. W końcu to nie tylko chodzi o to, jakiego ściągniemy spikera, ale do kogo mówimy, do kogo będzie streamowana konferencja.

 

D: Ja mam do was pytanie. W jaki sposób powinno się tworzyć obecnie dobry wirtualny event? Który spowoduje, że widzowie będą przez cały czas aktywni? Bo to jest moim zdaniem kluczowy problem.

 

 

Jak dobrze zorganizować konferencję online?

 

A: Myślę, że przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, że event wirtualny to właściwie taka para-telewizja. Czyli uważność widza jest bardzo krótka. Dlatego zatrudnijmy specjalistów, którzy się znają na napisaniu dobrego, frapującego, gęsto ciętego scenariusza. Miejmy dobrą ekipę. Pamiętajmy, że tego nie może zrealizować ktoś, kto ma gdzieś kamerę w domu. Jest nie „operatorem kamery” tylko „kamerzystą”. I kiedyś robił śluby na VHS-ie.

 

Musimy mieć ludzi, którzy naprawdę znają się na tym, jak wygląda obrazek końcowy. I wyobrażać sobie, jak byśmy odebrali ten event, będąc po drugiej stronie jako uczestnik. Czy coś, co wpisaliśmy w scenariusz byłoby stanie przykuć naszą uwagę na godzinę, pół godziny. Myślę, że te czasówki są ważne: przydługa debata lub przemówienie nie mają racji bytu. Można powiedzieć: „Mogłeś mi to wysłać w mailu”.

 

 

M: Spotkanie, które mogło być mailem. To słynna historia. Niedawno prowadziłem konferencję „I love marketing”, na której wystąpił Paweł Tkaczyk, spec od storytellingu. On mówił o tym, jaki powinien być event online, żeby wykorzystać ten potencjał. W ramach swojej prezentacji łączył się z Marcinem Prokopem, który był wtedy w studiu „Dzień Dobry TVN”.

 

 

„One click away”, czyli jak utrzymać widza?

 

Panowie wyjaśnili, że dobry event online to jest trochę taka telewizja śniadaniowa. Bo tam macie 7 minut gotowania, występ artysty muzycznego, później jest prognoza pogody, a później przegląd prasy. Jest dużo zmian, tematów, dużo atrakcyjnej formy. Nim widz zdąży się znudzić, już na widnokręgu dostrzega kolejny punkt programu. A my, jako producenci wydarzenia wirtualnego, dajemy wybór. Pokazujemy różne ciekawe elementy i – tak jak mówi Ania – czynimy z tego taką trochę telewizję. Bo dzięki temu faktycznie jest szansa, że ludzie wytrwają.

 

Inaczej jest na sali, podczas eventu tradycyjnego, gdzie jesteśmy niejako trochę zmuszeni, żeby siedzieć. Bo, zobaczcie: głupio jest wyjść z jakiejś sali kinowej czy konferencyjnej kiedy wszyscy obok patrzą. Jest tam Jola z marketingu i Adam z księgowości. Wielu boi się komentarzy: „A, wiecie co, Franek wyszedł po 20 minutach. W ogóle jak on się zachował”.

 

A: A tutaj mamy po prostu dyskretne „opuszczanie pokoju”. Często nawet nie wiadomo, kto wyłączył kartę przeglądarki, o której godzinie. Zwłaszcza, gdy całość była streamowana na YouTubie. I myślę, że ważne, żeby pamiętać, że czym innym jest event, czym innym webinar. Czym innym jest szkolenie. Bo chyba niektóre osoby traktują to łącznie, w jednym koszyku i okazuje się, że według nich 3-godzinna prelekcja to jest akurat to, czego potrzebujemy.

 

 

A tak, jak mówi Maciej, za Marcinem Prokopem: potrzebujemy tej gęstej zmiennej. Ale myślę, panowie, że jest coś, co spaja tak naprawdę taki event online i powoduje, że można tak gęsto zmieniać tematy, że można tak często proponować nowości. I to jest prowadzący.

 

Konferansjer eventu online to musi być osoba, która poskleja te wszystkie kawałki: najpierw gotowanie, później jakiś visual, występ, a następnie część merytoryczna. Potrzeba osoby, która jest na tyle charyzmatyczna, ciekawa, że stworzy wokół tego jakąś historię. Oczywiście temu pomaga świetnie napisany scenariusz, ale jeżeli wrzucamy kogoś z firmy, kto nie cierpi występować publicznie, sami prosimy się o problemy.

 

 

Jak zatrudnić właściwe osoby na event online?

 

D: A i tak się zdarza, bo członkowie zarządu sobie tak myślą, że ona by była idealna albo on by był idealny?

 

A: Tak, bo to jest na przykład piękna kobieta z danej firmy i zdaniem decydentów sprawi, że wszyscy będą się czuli zadowoleni, że pani Krysia prowadzi. A pani Krysia uważa, że gorsze od śmierci są tylko wystąpienia publiczne.

 

D: I potrafi to być też najgorszy dzień w życiu konferansjera, który jej towarzyszy. Bo takie sytuacje też się zdarzają.

 

A: Dlatego trzeba pamiętać, że tak jak w TV mamy osoby odpowiedzialne za scenariusz czy realizację techniczną, tak mamy też osobę, która to wszystko spaja. Czyli jeżeli w telewizji mamy profesjonalnych prowadzących, to potrzebujemy takich profesjonalnych prowadzących też podczas eventu online.

 

I to często niezależnie od tego, czy ten event ma trwać godzinę, czy to ma być całodzienna konferencja. Bo czasami eventem godzinnym chcemy zrobić większy show i mieć większy impact, mieć większy wpływ na to, co się dzieje.

 

 

 

M: Racja. Czyli też mierzyć siły na zamiary, dostosować efekt do oczekiwań naszej publiczności. Najpierw się zastanowić, po co w ogóle to robimy, dla kogo to robimy i pytanie: czy na przykład trafionym jest pomysłem – i tu mogę podać przykład ze swojego portfolio – gdy wielka korporacja zaprasza wszystkich pracowników na event online wieczorny w piątek, 21 grudnia.

 

Po pierwsze są to osoby, które przez cały ten tydzień pracowały przed komputerem, miały cały czas niekończące się Zoomy, webinary i inne „calle”. I teraz czy na pewno to będzie atrakcyjne nich, żeby o 19:00, kiedy jest ostatni weekend na przygotowania świąteczne, przyjść na ten event? I podam wam przykład: było 600 osób zaproszonych, a przyszło około czterdziestu.

 

D: Z czego aktywnie uczestniczyły trzy?

 

M: Obawiam się, że tak.

 

Platformy do konferencji online

 

D: Myślę, że to jest bardzo dobry punkt, żeby sobie uświadomić: po co, dla kogo, kiedy? Te pytania powinny napędzać całe powstanie eventu.

 

Pamiętajmy, że o ile podczas eventu tradycyjnego mamy ten czynnik ludzki, mamy przerwy kawowe i budowanie relacji, o tyle online jesteśmy „one click away” – jak w telewizji – od tego, żeby ktoś zmienił kanał.

 

M: Mogę też podać przykład dobrej realizacji. W ubiegłym roku prowadziłem Kongres PMI. Czyli w sumie dość specyficzna impreza, bo bardzo specjalistyczna. Jest to temat zarządzania projektami, jest to temat efektywności pomiaru itd. Ale ciekawa była platforma online, Hopin, na której to wszystko się odbywało.

 

Ciekawa o tyle, że z jednej strony umożliwia kontakt wszystkich i oglądanie tego, co się dzieje na żywo. Z drugiej daje czat, ale też „breakout rooms”, z których słynie Zoom. Czyli podział na mniejsze grupy. Ale jeszcze dodatkowo miejsce spotkań “jeden na jeden”, takie do integracji, gdzie komputer losowo wyznacza twojego następnego partnera do rozmów. Daje wam maksymalnie bodajże 10 minut na rozmowę, a nawet sugeruje pytania, wcześniej wgrane przez organizatora. Mają ułatwić przełamanie lodów, czyli te najtrudniejsze pierwsze minuty rozmowy.

 

 

 

D: I to jest też kluczowe: wybór platformy. Odpowiedniej platformy do odpowiedniego eventu. I odpowiednich narzędzi, którymi się posługujemy. Bo sama platforma to jedno, ale później możemy korzystać z narzędzi, które dodatkowo ten event urozmaicą. Upiększą, uatrakcyjnią. To są zabawy, które możemy wykonywać, to są konkursy, to są „cloud of thoughts”, czyli powstające przy udziale całej grupy online mapy myśli.

 

 

Jak możesz zbudować zaangażowanie?

 

Wszystkie te rzeczy, które spowodują, że nasi widzowie, odbiorcy będą z nami w kontakcie przez cały czas. Co więcej, np. organizowanie konkursów online, quizów powoduje, że odbiorcy są zainteresowani treścią. Bo ta treść bardzo często – ewentualnie świadomość tej treści – później jest sprawdzana i premiowana.

 

A: Ale nie zapominajmy też o najprostszym narzędziu: czacie. Ja realizowałam takie wydarzenie, w którym jednym z punktów agendy był power speech znanej polskiej sportsmenki. To, co się działo na czacie tego zamkniętego eventu dla kilkuset kobiet – to była jakaś magia. To, jak się zintegrowały te panie na tym czacie – komentując co słyszą, wymieniając się swoimi przemyśleniami – stanowiło dodatkową wartość. Spowodowało, że właściwie mogły porozmawiać niemalże tak, jakby były w jednym pokoju, a nawet lepiej – bo tam by się wszystkie przekrzyczały, a tu mogły „czytać się” nawzajem.

 

M: Myślę, że to jest świetna namiastka tego, co było kiedyś, a nawet, jak mówisz, coś więcej. Warto też dać ludziom zachętę do angażowania się na czacie – by widzieli, że nie jest sztuką dla sztuki. Często mam wrażenie, że organizatorzy różnych eventów nie zawsze są szczerzy z uczestnikami. Z jednej strony udostępniają czat, ale podczas wydarzenia kompletnie go ignorują. Prowadzący nie mają na niego podglądu, a i sami organizatorzy nie angażują się w dyskusję. Ludzie zadają pytania, ale po chwili orientują się, że nikt nie odpowiada. To głuchy telefon.

 

 

 

Jest świetnie, kiedy czat uzupełnia to, co się dzieje – jeśli jest takim udoskonaleniem tego, co się dzieje u prelegenta. Jeżeli prelegent korzysta z tego i też wchodzi w bliską relację, to znaczy na przykład mówi: „Marta zadała pytanie o ten slajd, a Robert o tamten”, to myślę też jest cenne, bo skraca dystans, a do tego celnie odpowiada na potrzeby widowni.

 

 

Jak nagrać konferencję online, jak uczynić konferencję atrakcyjną?

 

M: Sam gorąco zachęcam do tego, żeby nie tylko wysyłać i nie tylko nadawać, ale też odbierać. To znaczy namówić ludzi do włączenia kamer, żebyśmy widzieli w jakich nastrojach oni to oglądają. Co więcej: żeby oni mogli zabrać głos – i ja do tego namawiam. Nie bójmy się tego. Bo, mam wrażenie, że wielu ludzi traktuje widownię jako tych, którzy mają robić, za przeproszeniem, przypał. Czyli, że mają dać jakieś głupkowate komentarze albo coś brzydkiego pokazać przed kamerą. To są raczej jednak wyjątki, a reguła jest taka, że ludzie – tak samo jak my – podchodzą do tych eventów z nadzieją, że coś fajnego się wydarzy.

 

A: Przychodzą z nadzieją, że wydarzy się coś fajnego, że przeżyją kilka wyjątkowych godzin. Ale też przychodzą z zupełnie nieuświadomionymi oczekiwaniami, typu: że będzie ciekawie wizualnie. Nie zapominajmy, że event musi mieć piękną oprawę, że to nie mogą być prezentacje w PowerPoincie, gdzie jeszcze tak kafelkami to „spływa”.

 

To musi być wciągające, to musi być dynamiczne. Musimy mieć świetną muzykę. Ta dynamika, że dzieje się ta magia, że ludzie chcą się włączyć. Bo jeżeli widzą, że nawet na poziomie przygotowania jest to bardzo czy miałkie, czy właśnie zrobione na zasadzie: „A, coś ich tam zadowoli”.

 

Nie zadowoli. Publiczność jest wymagająca, więc od momentu zadania sobie pytania: „Co, dla kogo, po co robimy?”. Trzeba sobie jeszcze pomyśleć, kto ze specjalnych, świetnych fachowców pomoże mi osiągnąć taki efekt? Żeby ten widz poczuł się doceniony, że ja myślę o tym widzu, nie traktuję go: „A, łyknie tego PowerPointa”.

Nie, on też jest w XXI wieku. Doceńmy go, zaprośmy do udziału. „Pokaż nam, że jesteś z nami, Drogi Widzu, bo robimy to dla Ciebie i z myślą o Tobie”.

 

 

Przykłady udanych realizacji online

 

M: Jeśli rzeczywiście to, co nam przyświeca, to jest wartość dla widza – a myślę, że tutaj wszyscy się co do tego zgadzamy – to możemy mieć naprawdę fajne przykłady.

 

Prowadziłem konferencję „Solidarni z Białorusią” dla Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej. Myśl była taka, że młodzi ludzie z Białorusi, którzy myślą o wyjeździe na studia do Polski, mogą to zrobić dzięki specjalnym stypendiom. Proces ubiegania się o nie jest wieloetapowy, stąd konferencja miała wszystko wyjaśnić. My nie tylko nadaliśmy wystąpienia fachowców, ale i zorganizowaliśmy sesję pytań i odpowiedzi, podczas której każdy widz mógł włączyć obraz i dźwięk, a następnie zadać pytanie. Zobaczyliśmy na ekranie kilkaset osób, a kilkadziesiąt – wykorzystując funkcję „Zadaj pytanie” na platformie Zoom – połączyło się z naszym studiem.

 

Jako współorganizator eventu byłem pod wrażeniem. Okazało się, że jeśli damy swoim odbiorcom „otwarte łącze”, to oni nie zrobią nic złośliwego. Wszyscy wyszliśmy tacy pozytywnie naładowani tym wydarzeniem. Ponieważ czuliśmy, że w obie strony poszła ta wartość i dlatego to było porównać to wydarzenie wirtualne z czymkolwiek, co wcześniej robiłem.

 

 

 

Na czym polega zadanie konferansjera eventów online?

 

A: Tym ważniejsza jest rola firmy realizującej transmisję online. To ludzie, którzy są dobrym filtrem tego, co przychodzi do studia. Oni w porę, niczym redakcja „Szkła kontaktowego”, są w stanie wyłapać, który z tych telefonów od widzów nie będzie do końca emisyjny.

 

Albo kiedy kogoś ściągnąć z wizji. Jeżeli ustawimy kamery na stałe, w jednym miejscu, i powiemy sobie: „Dobrze, to leci ten event jak leci”, to nie osiągniemy tego samego, co mając świetnego operatora kamery, świetlika czy nagłośnieniowa. Który w tym momencie umiejętnie komuś ten mikrofon ściszy albo zdejmie z wizji.

 

Ja miałam w tym roku kilka takich wydarzeń, gdzie nagle przyszło do ucha: „Szyj”. Bez żadnej informacji: jak długo to się będzie działo? Osoba z firmy, przywołana wcześniej „pani Krysia” – która może być ukochana w firmie – nie będzie wiedziała, co znaczy to hasło, ale tym bardziej – co z tym zrobić. Jak to ograć, żeby potem wrócić do tej pierwotnej myśli. To jest jednak technologia – świetna technologia, światłowody, łącza itd. – ale jednak technologia, która gdzieś może w tym momencie zawieść. Stąd potrzebujemy tej osoby, która będzie w stanie to wszystko wyratować. Spowoduje, że nam się publiczność nie rozpierzchnie. Wróci do poprzedniej myśli i przywróci energię, którą event miał przed problemem technicznym.

 

 

Czego unikać przy eventach hybrydowych?

 

M: Jakie wyzwania łączą się waszym zdaniem z organizacją wydarzeń hybrydowych, a więc takich, podczas których część widowni jest w studiu, a część ogląda nas zdalnie?

 

A: Zauważyłam rzecz, której konferansjerzy nie robią, a staram się sama robić. Pamiętać, że ja mam dwie publiczności i że ja nie mówię tylko do ludzi przede mną – tylko jeżeli mam coś powiedzieć publiczności online, to się zwracam bezpośrednio do kamery. Mówię: „Droga, drogi widzu, który nas teraz oglądasz. Jeżeli chcesz, możesz kliknąć tu, zostawić nam komentarz, przesłać zdjęcie”. I ten widz nawet po wzroku widzi, że on jest dla mnie ważny. Że w tym momencie istnieje, a nie że gdzieś tam wodzę wzrokiem wyłącznie po sali, zapominając o uczestnikach przed ekranami. napisze dobry scenariusz eventu online.

 

Nie każdy, kto potrafi poprowadzić event typu: „Jak się bawicie?” i czerpie energię z tłumu, a czasem rzuci żarcikiem, poprowadzi dobrze wydarzenie online. Mając tylko to migające czerwone światełko kamery i świadomość, że tam może siedzi jedna osoba, a może 10 tysięcy.

 

Czyli każdy, na każdym etapie – czy to jest specjalista od prowadzenia sceny, pisania scenariusza, czy od wymyślania tych elementów angażujących publiczność – musi być jednak osobą, która czuje eventy online. Bo nie ma takiego bezpośredniego przełożenia: event tradycyjny = event online. Jednak wszyscy w 2020 r. nauczyliśmy się trochę nowych umiejętności.

 

 

Przygotowania rozpocznij możliwie wcześnie. Podsumowanie

 

M: Ja na koniec dodam, że jako konferansjer często wrażenie, że jestem zbyt późno włączany do procesu. To znaczy: dostaję gotowy scenariusz na chwilę przed wydarzeniem, kiedy już właściwie nie można za dużo w nim zmieniać. A jeżeli skorzystasz z rady mojej, Damiana czy Ani to podejrzewam, że często możemy coś urealnić. Bo coś, co wygląda dobrze na kartce, niekoniecznie sprawdzi się później w online.

 

D: Każdy powinien być odpowiedzialny za jakąś swoją cegiełkę. Spotkanie powinno być burzą mózgów, która doprowadzi do kreatywnych wniosków. Ale niech to nie będzie tylko i wyłącznie siedzenie dla siedzenia.

 

A: Ale na pewno warto doświadczonego konferansjera, doświadczonego prezentera posłuchać. Jeżeli podpowiada, że przy innym evencie to się nie sprawdziło, albo taka formuła nie daje nam oczekiwanego połączenia z ludźmi. Posłuchajmy – ta osoba tyle tych eventów zrobiła, tyle razy świeciła twarzą za coś, co nie zostało technicznie czy scenariuszowo dobrze rozpisane – że naprawdę wie i czuje.

 

M: Dziękuję za wasz czas i zaangażowanie. Naszą całą rozmowę można zobaczyć tutaj.