Dlaczego potrzebujesz konferansjera

Przeczytaj, jeśli organizujesz wydarzenie

STRES, KTÓRY ODBIERA PEWNOŚĆ SIEBIE

Lata temu, gdy stawiałem pierwsze kroki w radiu, na każdy dyżur przynosiłem ze sobą dużą butelkę wody. Miałem ją pod ręką, redagując i prezentując na antenie serwisy informacyjne. Choć wiedziałem, że rzetelnie się przygotowałem, niewidzialna siła wystąpień publicznych powodowała nieznośną suchość w ustach.

Posłuchaj: Mój drżący głos i płytki oddech. Debiut w Radiu Afera w 2006 r.

0:00
|
0:00

Dziś, gdy na zapleczu zapierającej dech sceny Teatru Narodowego spotykam przejętego dyrektora sprzedaży, rozumiem, co czuje. Choć wielokrotnie prezentował wyniki przed zarządem, sytuacja gęstnieje, gdy widzów zamiast kilkunastu, jest kilkuset. Nic dziwnego, że witając mnie, od razu zadaje pytanie: – Przepraszam, czy ma pan może butelkę wody?

 

Drobiazg. Wiem, że moja pomoc na tym się nie skończy. Biorąc odpowiedzialność za sukces tego człowieka, przyjmuję jego punkt widzenia i doradzam, jak może zaprezentować się widowni z najlepszej strony. Chcę, by wiedział, że gramy w jednej drużynie.

— Gwarantuję wybrnięcie z każdej trudnej sytuacji tak, by problem pozostał niezauważony. A po występie zamiast wody, wszyscy będą już panu proponować szampana.

MOMENT, W KTÓRYM ŚWIATŁA KIERUJĄ SIĘ NA CIEBIE

Jako dziennikarz radia i telewizji wierzę, że każdy z nas ma w sobie unikalną i wartą opowiedzenia historię. By jednak mogła wybrzmieć w swojej najlepszej wersji, potrzeba zaangażowania i życzliwości.

 

Bywa, że człowiek, którego znamy osobiście – na co dzień pogodny i ujmujący – w świetle reflektorów staje się kimś zupełnie innym. Traci swoje supermoce. Niepewny, skrępowany, zdaje się odliczać sekundy do końca swojego występu (a my wraz z nim). Czy tak musiało być?

 

Niekoniecznie. Porażkę od sukcesu często dzielą detale. Łatwo przeoczyć je w amoku przygotowań – gdy telefon nie przestaje dzwonić, a lista zadań wciąż rośnie…

DLACZEGO POTRZEBUJESZ KONFERANSJERA?

1. Bo nie wszystko musisz wiedzieć.

Być może nie chcesz angażować agencji eventowej, ale przyda się, by na miejscu był ktoś, kto wesprze Cię na ostatnim etapie przed przyjściem gości.

Mikrofon do ręki czy nagłowny? Jak ustawić podgląd slajdów dla prelegenta? Gdzie położyć statuetki i kto powinien je wręczać? Jak chodzić po scenie, by mikrofony nie sprzęgały? Jak wyczytać gości w kolejności, która nikogo nie urazi?

 

To tylko niektóre z pytań, które rodzą się na kolejnych etapach przygotowań. Dobrze, jeśli poruszymy je na tyle wcześnie, by przygotować się na wszelkie scenariusze.

 

Organizując wydarzenie, na pewno wiele się nauczysz. Dzięki obecności konferansjera – i jego wskazówkom – unikniesz bólu uczenia na własnych błędach.

Dobry prowadzący niejedno wydarzenie już współtworzył i dobrze, gdy podpowie coś od siebie – ale na długo przed, a nie  w trakcie wydarzenia.

2. Bo możesz ograniczyć stres.

Jako organizator chcesz, by dojechali wszyscy zaproszeni goście, jedzenie było wyśmienite, a muzyka wprawiła publikę w idealny nastrój. Zatrudniając prowadzącego, eliminujesz kolejną ważną obawę: o to, co wydarzy się na scenie. W ciągu 11 lat pracy byłem świadkiem wielu nieprzewidzianych zdarzeń. Znana piosenkarka spóźniła się na koncert o godzinę. W trakcie występu podwieszonych pod sufitem akrobatów wysiadł prąd. Na sam środek roztańczonego parkietu wkroczyła berlińska policja, tłumacząc, że jest już grubo po 22. Co łączy te sytuacje? Każdą z nich wspominamy z uśmiechem – ja, organizator, ale przede wszystkim: publiczność. Kluczem jest natychmiastowa reakcja, otwarte i uczciwe podejście do gości, a do tego przekucie stresującej sytuacji w żart. Odrobina empatii i… gotowe!

3. Bo nie każdy kocha występy sceniczne.

„Przepraszam, czy państwo od techniki mogą zdjąć ze mnie to światło? Ja kompletnie nic nie widzę”.

 

To pytanie może wydać Ci się nienajlepsze na sam początek występu – a jednak słyszałem je dziesiątki razy. Łamiący głos, krople potu pojawiające się na czole i unoszące się w powietrzu poczucie zakłopotania to sceniczny standard. Da się tego jednak uniknąć, bo scenę można... oswoić. Nawet najbardziej zabieganych klientów namawiam do tego, byśmy zorganizowali próbę. Najlepiej, by byli na niej wszyscy, których czeka występ. Krok po kroku przechodzę z nimi całą uroczystość. Patrzę na scenę z ich perspektywy, ale i doradzam, co jest ważne z perspektywy publiczności. Dzięki stałej łączności z realizatorami dbam o detale, które mogłyby wytrącić z równowagi. Nawet snop światła nie będzie tak straszny, gdy prelegenta przygotujemy zawczasu.

4. Bo nie chcesz stracić okazji.

Gdy event prowadzi zawodowiec, Ty i Twoi ludzie macie czas, by skupić się na najważniejszym: gościach imprezy. Prawdopodobnie dużych wydarzeń nie organizujesz często – więc gdy już do niego dojdzie, wykorzystaj je jak najlepiej. Zamiast do ostatniej chwili wykuwać skrupulatnie rozpisany scenariusz i stresować się nadchodzącym występem, zyskaj czas na osobiste rozmowy z ludźmi, których zaprosiłeś. Docenią to, bo dla Ciebie tu przyszli. Konferansjer umiejętnie otworzy ze sceny całe wydarzenie – a Ty i zespół i tak się na niej pokażecie, tylko w najbardziej dogodnym momencie.

3. Bo nie każdy kocha występy sceniczne.

„Przepraszam, czy państwo od techniki mogą zdjąć ze mnie to światło? Ja kompletnie nic nie widzę”.

 

To pytanie może wydać Ci się nienajlepsze na sam początek występu – a jednak słyszałem je dziesiątki razy. Łamiący głos, krople potu pojawiające się na czole i unoszące się w powietrzu poczucie zakłopotania to sceniczny standard. Da się tego jednak uniknąć, bo scenę można... oswoić. Nawet najbardziej zabieganych klientów namawiam do tego, byśmy zorganizowali próbę. Najlepiej, by byli na niej wszyscy, których czeka występ. Krok po kroku przechodzę z nimi całą uroczystość. Patrzę na scenę z ich perspektywy, ale i doradzam, co jest ważne z perspektywy publiczności. Dzięki stałej łączności z realizatorami dbam o detale, które mogłyby wytrącić z równowagi. Nawet snop światła nie będzie tak straszny, gdy prelegenta przygotujemy zawczasu.

Gdy sceną zajmuje się profesjonalista, możesz spokojnie skupić się na gościach i poświęcić im czas.

Fot. Łukasz Bera, Rafał Ogrodowczyk dla Hyundai Nawrot.

5. Bo zależy Ci na elegancji.

Jak Cię widzą, tak Cię piszą. Jako konferansjer wierzę w prawdziwość tych słów i robię wszystko, by być najlepszą wizytówką Twojej firmy. Podstawą jest nienagannie dobrany garnitur i niesprawiająca kłopotów fryzura. Kiedy jeden z prezenterów „Faktów” poprowadził program w różowym krawacie, zbadano, że widzowie TVN nie zapamiętali niczego poza nim. To dobra nauczka: by prowadzący był elegancki, ale nie przyćmiewał innych swoim wyglądem.

 

Jednak klasa niejedno ma imię – to również dbałość o słowa. Prezenterzy radia i telewizji, którzy występują od lat, mają swoisty „filtr dopuszczalności”. Każdy z nas, nim wypowie jakieś zdanie, upewnia się, że któreś z użytych słów nie ma ukrytego znaczenia. Dwuznaczność niejednego wpędziła w poważne kłopoty!

Chcemy dobrze, a wychodzi dwuznacznie. Zobacz prezydenta Francji, który opisał żonę premiera Australii jako „wyśmienitą”.

Ludzie, którzy na co dzień nie mają kontaktu z mediami, są na tyle zestresowani byciem na scenie, że mogą nie przemyśleć jakiegoś sformułowania. Żart, który zadziałał na wyjeździe integracyjnym, czasem nie śmieszy podczas wieczornej gali. Dobrze jest nie być tym, któremu będzie dane się o tym przekonać!

6. Bo panowanie nad czasem to warunek udanego spotkania.

Każda piękna chwila ma swoją datę ważności. Nawet najlepszy scenariusz może spalić na panewce, gdy publiczność będzie już zbyt zmęczona lub zawiedzie któryś z występujących. Prowadząc konferencje, upewniam się, że następny mówca jest w pełnej gotowości co najmniej 10 minut przed czasem. Bywam też utrapieniem prelegentów, którzy przedłużają swój występ. Potrafię z szacunkiem, acz zdecydowanie przyspieszyć czyjąś prezentację. Występujący na największych konferencjach to często moi znajomi, ale pozostaję lojalny wobec publiczności (często ma plany powrotu do swojego miasta zaraz po zakończeniu) oraz organizatora (w dużych obiektach każda godzina ponad program wiąże się z dodatkowymi opłatami za wynajem). Dobry konferansjer to człowiek, który bierze odpowiedzialność nie tylko za swój udział w widowisku, ale koordynuje poszczególne osoby i elementy programu.

7. Bo zaprosiłeś obcokrajowców.

Coraz częściej konferencje oraz jubileusze firm łączą klientów i współpracowników z całego świata. Jest czymś więcej niż kurtuazją przywitanie gości w ich rodzimym języku. Sam wykorzystuję w tym celu język niemiecki, angielski, francuski i hiszpański. Pierwszych dwóch używam w stopniu zaawansowanym, a w dwóch ostatnich jestem scenicznie komunikatywny. Jeśli zaś wiem, że wśród gości będą jeszcze inne narodowości, staram się przygotować choćby jedno zdanie w ich języku. Dzięki temu wszyscy zaproszeni zauważają to, w jak międzynarodowym są towarzystwie, ale też czują się docenieni. Od 7 lat i ponad 200 odcinków tworzę anglojęzyczną audycję w Polskim Radiu, której gośćmi są obcokrajowcy. Najważniejsza jest otwartość, świadomość odmienności, znajomość kodów kulturowych. Polacy słyną z gościnności –pokażmy to na europejskim poziomie.

Mocne, merytoryczne przygotowanie zapewnia nasz wspólny komfort. Porozmawiajmy o tym, jak mogę Cię wesprzeć

Fot. Arek Stankiewicz (Czarna Offca).