Im więcej wartości – osobistych przemyśleń, anegdot, ciekawych faktów – przekażesz widzom od samego początku eventu, tym łatwiej przyzwyczaisz ich, że prowadzący to ktoś, kogo warto wysłuchać, a nie typowa zapchajdziura. Co się liczy podczas prowadzenia eventów? Wskazówki od konferansjera… dla konferansjerów i nie tylko.

Mój styl to bycie blisko publiczności, tak by czuła moją życzliwość i otwartość. Jeszcze przed rozpoczęciem eventu lubię przeprowadzić kilka niezaplanowanych rozmów z tymi, którzy już dotarli na widownię. Wchodzę między krzesła z mikrofonem, zagadując ludzi, skąd przyjechali albo na czyj występ najbardziej czekają. Gdy publika orientuje się, że prowadzący nie ma oporów, by przełamać schemat: „ludzie na scenie mówią, ludzie na widowni słuchają”, staje się bardziej uważna. Nic dziwnego – nikt nie może już mieć pewności, że i do niego nie podejdę z niezapowiedzianym pytaniem.

Ale zanim wyjdę do ludzi, muszę się do spotkania solidnie przygotować.

Jak zrobić dobry scenariusz?

Często organizator przesyła kilka plików – jeden z agendą, drugi z listą partnerów do wyczytania, trzeci z biogramami mówców. Jako konferansjer, będąc na scenie, nie możesz pozwolić sobie na to, by nerwowo przerzucać kartki. Zawczasu przygotuj plik, który łączy wszystkie informacje w jednym miejscu: m.in. chronologicznie, czyli według kolejnych minut wydarzenia.

Mój sposób polega na tym, że drukuję je, zostawiając powiększone akapity, by na chwilę przed kolejnym wejściem na scenę móc coś dopisać. Czasem to błyskotliwa myśl prelegenta, czasem wiadomość o nieoczekiwanej nieobecności, którą na ucho przekazał mi event manager (lub online event manager).

Przygotowując się, sprawdzam informacje w wielu miejscach. Zaczynam od dokładnego zapoznania się ze stroną internetową firmy, dla której będę pracował. Staram się zdobyć jak najwięcej informacji o historii, stylu zarządzania, produktach. Sprawdzam nazwy, specyfikę, a także konkurencję – by zrozumieć, gdy któryś z biznesowych partnerów rzuci na scenie jakiś branżowy żart. W ostatnich latach przybywa materiałów wideo – korzystam więc z okazji, by poznać styl wypowiadania się prezesa firmy, nim przywitam go na scenie. Bywa, że obejrzenie kilku wywiadów pozwala mi zrozumieć, jakim będzie rozmówcą.

Organizacja wydarzeń online wymaga jeszcze innych działań. Prowadząc event online, coraz częściej zamiast clipboardu z wydrukowanymi notatkami zabieram tablet. Mogę na nim wyświetlić notatki, ale też zajrzeć na stronę transmisji i aktywnego czatu.

Jak przygotowuję wprowadzenie?

Ważna zasada: wchodząc do nowej przestrzeni, w której przyjdzie ci prowadzić wydarzenie, zawczasu ustal sam ze sobą, gdzie będziesz odkładać notatki i mikrofon. Scena to dość emocjonujące miejsce, więc bywa, że skupieni na czymś innym, nie pilnujemy swoich rzeczy i nie możemy się skupić na ich odnalezieniu. Zdarzyło mi się w ostatniej chwili nerwowo rozglądać za odłożoną gdzieś niedbale teczką z notatkami, a później na ostatnią chwilę biec na scenę. Zadyszka nie jest sprzymierzeńcem występujących w czasie konferencji…

Warto myśleć o wydarzeniu jak o opowieści – z rozpoczęciem, punktami kulminacyjnymi i zakończeniem. Jako prowadzący odgrywamy rolę narratora – tworzymy kontekst, umiejętnie przedstawiamy indywidualne postaci, a wręcz zapewniamy możliwości, by odbiorca mógł się z nimi utożsamiać. Realizujemy wszystko krok po kroku i niejako zapraszamy odbiorców do współtworzenia tejże opowieści.

Przygotowując się do wydarzenia, spisuję listę jego atutów – bym mógł niektóre z nich wymienić w przywitaniu. Lubię porozmawiać z organizatorem, by dowiedzieć się, kto jest odbiorcą wydarzenia i jaką ma z tego korzyść. Czego się dowie, kogo pozna w trakcie? Często jest tak, że choć nie ja prowadziłem poprzednią edycję danego projektu, sprawdzam, co się na nim działo – z myślą o przywitaniu tych uczestników, którzy byli obecni wtedy, ale i witając się z tymi uczestnikami, którzy są z nami teraz.

Dlaczego sprawdzam agendę poprzedniej edycji eventu?

Przygotowując się do konferencji dla GS1 – organizacji, która wdrożyła na całym świecie kod kreskowy – napisałem maila nie tylko do Piotra Buckiego, który miał na niej wystąpić, ale i do Pawła Tkaczyka, który uświetnił wydarzenie rok wcześniej. „Mówiłem o tym, że współczesny konsument oczekuje nie tylko odpowiedniej relacji ceny do wartości, ale też obietnicy świetlanej przyszłości od marki” – odpisał na maila Paweł Tkaczyk. A kiedy Piotr Bucki napisał, że jego prezentacja będzie o kompetencjach, które warto mieć w XXI wieku, zacząłem szukać stycznych. Jeden i drugi w swoich wystąpieniach dotykają tego, jak bardzo zmienia się otaczający świat, i przedstawiają praktyczne porady, by się w nim odnaleźć. Wiedziałem też, że publiczność konferencji składa się z prowadzących biznesy związane z nowymi technologiami. Do tej zapowiedzi idealnie pasował cytat, który kilka tygodni wcześniej znalazłem w książce futurologa: „Bogu ufamy. Wszyscy inni muszą pokazać dane” (W. Edwards Deming).

Jak ciekawie przekazać informacje organizacyjne?

Kiedy prowadziłem konferencję o wodorze dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, organizatorzy poprosili mnie, bym we wstępie odczytał informację, że wydarzenie jest „współfinansowane ze środków Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego”. Znalazłem na nią miejsce, ale dopiero pod koniec wstępu. Zamiast tego rozpocząłem: „Wodór, któremu poświęcamy tę konferencję, jest najczęściej występującym pierwiastkiem chemicznym we wszechświecie. Skoro tak, mógłby być świetnym paliwem, prawda? Na tę myśl wpadł już 200 lat temu pewien Szwajcar. François Rivaz całe życie poświęcił projektowi pierwszego silnika opartego na spalaniu wodoru. Niestety, na jego premierę przyszła garstka osób; oczy wszystkich zwrócone były na silnik parowy. Czy dziś w Poznaniu, gdzie za rok powstanie pierwsza w Polsce stacja tankowania paliw wodorowych, nie przeoczymy kolejnej szansy? Czekam na państwa komentarze, proszę, by pisali państwo do nas o swoim nastawieniu do zielonego wodoru”.

Jak przygotowuję zapowiedzi prelegentów?

To praca dziennikarska: sprawdzam informacje w wielu miejscach, łączę wątki, szukam ciekawego kontekstu.

Korzystam z tego, co dostarcza organizator (tu ważna uwaga: by zawsze prosić prelegentów o biogram i aktualne zdjęcie – niedobrą praktyką jest kopiowanie opisów ze stron innych konferencji), sam prelegent (bywa, że wysyłam mail z pytaniem, jak go zapowiedzieć), ale i szukam w sieci.

Przykładowo, zapowiadając prof. Henryka Mruka na konferencji o edukacji, mógłbym poprzestać na oficjalnej notce ze strony uniwersytetu: „Profesor nauk ekonomicznych (…) Jego zainteresowania badawcze koncentrują się na metodach analizy rynku, badaniach zachowań nabywców, przywództwie w biznesie oraz wokół zagadnień kształtowania szeroko rozumianej konsumpcji”.

Czasami pierwsza strona wyników Google’a może nie wystarczyć. Blog prof. Mruka odnalazłem dużo dalej, niemal przypadkiem. A tam wiele cennych informacji:

• „najlepszy pszczelarz wśród ekonomistów i najlepszy ekonomista wśród pszczelarzy” (inni o nim)
• „merytorycznie i z humorem, z dystansem do siebie, aby nie być w życiu mrukiem” (sam o sobie)
• nigdy nie posiadał telefonu komórkowego (osobliwość).

Te podpunkty to wszystko, co przygotowałem. Nie rozpisuję dokładnych słów, bo łatwo się w nich pomylić. Zapowiedź nieidealna, ale wygłoszona z serca, przy kontakcie wzrokowym z widownią, jest lepsza od idealnej, ale odczytanej z kartki i bez własnych refleksji, a na dodatek bezmyślnie skopiowanej z Internetu.

Zapowiedź powinna być jak dobra recenzja filmu: zaintrygować do obejrzenia, ale nie zdradzić zbyt wielu szczegółów. Ma pozytywnie nastawić publiczność do człowieka, z którym za chwilę spędzą znaczną część dnia. Czy odczytanie tytułu lub stanowiska pomoże osiągnąć ten cel? W dobie określeń typu: „customer success director” czy „global product owner” uważam to za mało prawdopodobne. Zamiast tego wolę sprawdzić aktywność prelegenta w social mediach, np. jego działania na LinkedIn.

Jak znaleźć wątek, który rozpocznie ciekawą dyskusję?

Na profilu Laurie Delpino, prelegentki konferencji „Spark of Change”, wyczytałem, że używa aplikacji Headspace służącej do medytacji. Zaangażowała się też w dyskusję pod postem o kosztach społecznych pandemii – skomentowała, że jej zdaniem najbardziej ucierpiało nasze zdrowie psychiczne. Zamiast więc sucho wprowadzić widzów w temat jej prezentacji – organizację wydarzeń online – spytałem, jak sama się czuje, poświęcając kolejną godzinę na wystąpienie sprzed ekranu swojego komputera. Wywiązała się z tego ciekawa, autentyczna rozmowa o tym, jak za sprawą pracy zdalnej zaciera się podział na czas pracy i czas wolny. Zanim na dobre przekazałem prelegentce głos, zerknąłem na tablet i zauważyłem, że widzowie włączyli się w naszą dyskusję. Laurie Delpino rozpoczęła wystąpienie, wiedząc już, że publiczność żywo na nią reaguje.

Dlaczego sukces konferansjera zależy od researchu?

Zapowiadając Jima Cermaka, eksperta branży wystawienniczej, nie poprzestałem na tym, że jest autorem podcastu, ale odniosłem się do treści jednego z ostatnich odcinków. Ponieważ zadałem sobie trud, by poznać jego pracę, on poczuł się doceniony, a widzowie otrzymali dodatkowe cenne informacje. „To miła odmiana względem konferansjerów, którzy zapowiadając mnie, podawali tylko nazwisko – często zresztą je przekręcając” – napisał mi później Jim.

Staram się spotkać ze wszystkimi na próbie, by złapać wspólny język i się nawzajem wyczuć. Choć rozluźniający small talk to moja specjalność, nie z każdym z prelegentów pozwalam sobie na taką interakcję. Niektórzy uczą się swoich wystąpień na pamięć i z tego powodu wolą unikać rozproszenia. Jednak zdecydowana większość chętnie przystaje na propozycję, bym zaraz po zaproszeniu na scenę zamienił z nimi parę słów. Pozwala to oswoić stres, który zwykle jest największy na samym początku. Jako konferansjerzy oferujemy niejako cenne wsparcie, nim zostaną sam na sam z publicznością, którą zresztą często widzą słabo (gdy oślepia mocne światło sceniczne) lub wcale (live streaming).

Czego nie robi gospodarz wydarzenia?

Ktoś, kto zaprasza gości, z pewnością nie opuszcza własnej imprezy. Jako prowadzący przyjmuję rolę ambasadora organizatora i czuję się odpowiedzialny za przebieg wydarzeń na scenie. Często w jej otoczeniu brakuje człowieka, który pilnowałby obecności kolejno występujących osób. Bywa, że prelegent przybywa na ostatnią chwilę – a to staje się problemem, gdy występujący przed nim zakończy wcześniej niż planowano. Jako prowadzący konferencje przyjmuję więc często rolę koordynatora – choćby z własnej kalkulacji, że zapowiedzenie kogoś, kto jednak na scenę nie dotrze, żadnego z nas nie postawi w dobrym świetle.

Zwykle proszę organizatorów, by przygotowali dla mnie miejsce w pierwszym rzędzie, możliwie najbliżej schodów na scenę. Wielu konferansjerów woli skryć się za kulisami, bo tam mogą spokojnie zająć się przygotowaniami i po prostu odpocząć. Ja wolę być naprzeciwko prelegenta – bo często staję się dzięki temu pierwszą osobą, która zauważy, że mierzy się on na przykład z problemami technicznymi. Mogę więc wypatrzyć, że usilnie naciska pilot do zmiany slajdów, ale bez efektu. Wtedy albo pobiegnę do realizatorów z prośbą o wymianę clickera, albo dyskretnie pokażę mówcy, że wdusza zły przycisk. Czasami subtelnie pokazuję, by odsłonił ekran, zrobił krok w stronę oświetlonej części sceny, albo daję znać, że kończy mu się czas realizacji prezentacji.

Jak prowadzący może dodać wartości wystąpieniu mówcy?

Równie ważna jest dla mnie możliwość wysłuchania całej prelekcji. Nawet jeśli organizator nie przewidział czasu na sesję pytań i odpowiedzi (Q&A), uważam, że w dobrym tonie jest odniesienie się do wystąpienia. Zwykle zachęcam prelegenta do tego, by na chwilę został na scenie i zadaję mu krótkie pytanie w związku z konkretnym tematem poruszonym w prezentacji. W tych pytaniach szczególnie staram się postawić w miejscu widza. Jeśli w prelekcji pojawiły się jakieś skomplikowane określenia, po wystąpieniu dopytuję o ich znaczenie, by każdy mógł wyciągnąć dla siebie najwięcej, nawet gdy sam bał się zapytać.

W dobie wydarzeń online sprawdzam też, jak wystąpienie komentują odbiorcy – przekazuję pochlebne komentarze, a także pytania od publiczności. Organizacja konferencji online to nie lada sztuka, ponieważ scenariusz eventu online powinien zawierać miejsce na zarówno przewidziane, jak i nieprzewidziane sytuacje, a takich nie brakuje. Kłopoty z jakością łącza czy nieoczekiwane przerwy techniczne to coś, z czym spotykamy się nagminnie. Jako prowadzący trzeba być przygotowanym na wszelkie ewentualności.

Jak zdobyć i utrzymać uwagę publiczności?

Ludzie stają się odporni na komunikaty prowadzącego wtedy, gdy są one przewidywalne. Dlatego, jeśli chcesz, by uczestnicy słuchali twojego wystąpienia, nie lej wody – zamiast wyszukanych słów i wielokrotnie złożonych zdań, mów językiem przystępnym i naturalnym. To jeszcze jeden powód, by nie rozpisywać szczegółowo swoich wystąpień: coś, co dobrze wygląda w edytorze tekstu, rzadko będzie brzmieć dobrze w mówionej komunikacji. Poza tym staram się zmieniać tempo i ton mówienia, czasem podając informacje szybko i zwięźle, innym razem budując nastrój wyczekiwania i cedząc kolejne słowa.

Bywa, że ta życzliwa i merytoryczna komunikacja nie jest wystarczająco atrakcyjna, by przyciągnęła wszystkich. A co, jeśli jakaś grupa będzie uparcie i głośno komentować, przeszkadzając innym odbiorcom wydarzenia? Dążę do ich wyciszenia, ale bez zawstydzania. Zamiast więc napominać: „Czy mogą państwo przestać mówić?”, zawieszę na moment głos. Wówczas osoby, które przyzwyczaiły się do mówienia równoległego, odczują różnicę: poza nimi nie mówi już nikt.

Wielu problemów ze strony niefrasobliwej publiczności daje się uniknąć, odpowiednio konstruując agendę wydarzenia. Jeśli na konferencji nie dajemy ludziom przerwy przez trzy godziny, sami prosimy się o spadek zainteresowania. Z kolei organizując wieczorną galę, nie każmy oglądać 30-minutowego wystąpienia prezesa gościom, którym nie podano jeszcze kolacji.

Jak angażować widzów online?

Już od pierwszego wejścia musisz dać swoim odbiorcom sygnał, że są dla ciebie ważni. Zaproś ich do rozmowy na czacie. Jako prowadzący wydarzenia wirtualne od miesięcy nie rozstaję się z tabletem. Jeszcze zanim na antenie wypowiem pierwsze słowa, piszę na czacie – witam się z pierwszymi komentującymi. Ale także gdy jesteśmy na żywo, pozdrawiam ich z imienia i nazwiska, odczytując co ciekawsze wypowiedzi. Wchodzę w dialog.

Dlaczego eventy wirtualne prowadzę z  nieodłącznym tabletem?

Przykładowo podczas konferencji Lepsza Edukacja zapytałem, kto nas ogląda. W gąszczu szybko pojawiających się komentarzy zauważyłem jedną prawidłowość: większość pań pisała o sobie: „Jestem nauczycielem”. Podłapałem więc wątek i zapytałem, czy to forma, którą wybierają świadomie. Na czacie rozgorzała dyskusja, a proporcje rozłożyły się mniej więcej równo. „Forma nauczyciel nie ujmuje mi kobiecości” – napisała Karolina. Joanna odpowiedziała: „jestem nauczycielką oczywiście! W dodatku nauczanką – to brzmi dumnie”. Temat był dość lekki, ale pozwolił przełamać lody.

Od tego momentu regularnie odnosiłem się do komentarzy podczas kolejnych zapowiedzi, ale też angażowałem się, gdy scenę zajmowali prelegenci. „Po raz pierwszy uczestniczę w konferencji online z tak sprawnym wykorzystywaniem czatu. Tak jakby się siedziało na sali. W realu takie rozmowy nie byłyby możliwe” – napisał mi jeden z uczestników.

Jak urozmaicić event online?

Zastanawiając się, jak zorganizować konferencję online, trzeba wziąć pod uwagę, że ciężko o utrzymanie uwagi widzów, szczególnie gdy jesteśmy tylko jedną z kart w przeglądarce podczas „seansu” w domu. Wystarczy przecież jedno kliknięcie, by widz zajął się czymś innym i już był offline. Odpowiednie atrakcje na eventy online, jak warsztaty, krótkie wstawki, które zaciekawią uczestników czy zabawa w formie quizu zwieńczona nagrodą organizatora nie pozwolą im się nudzić. Dobrą praktyką – szczególnie w dobie pandemii i społecznego dystansu było „przemycanie normalności” w wirtualnej przestrzeni. W jaki sposób? Dokładnie tak, jak to miało miejsce np. w przypadku eventów online dla firm, czyli poprzez zaproponowanie przerwy kawowej połączonej z follow-up’em. Umożliwienie widzom rozmów online to trochę jak spotkania pracowników, przedstawicieli i klientów firm w hotelowym lobby – szansa na nawiązanie nowych kontaktów, ale i lepszego przyswojenia wiedzy.

Jak się ratować podczas wpadek?

Jako prowadzący biorę pełną odpowiedzialność za los wydarzenia, które mi powierzono – szczególnie wobec widzów. Przede wszystkim jednak nigdy nie wątpię w ich inteligencję: jeśli coś poszło nie po naszej myśli, nie udaję, że nic się nie stało.

Mam przed oczami taki obrazek: para akrobatów, Delfina i Bartek, podwieszona na linach aż po sam sufit nowo otwartego hotelu, faluje w rytm muzyki. Nagle gasną wszystkie źródła światła i słychać potężny hałas syreny oraz komunikat: „Uwaga ogień. Prosimy opuścić budynek”. Akrobaci stopniowo obniżają się na linie, a zdezorientowana publiczność zaczyna wstawać z miejsc. W kilkanaście sekund dowiedziałem się od obsługi, że organizatorzy zapomnieli wyłączyć narzędzia uruchamiające czujniki przeciwpożarowe, a te uruchomiła wytwornica scenicznego dymu. Nagłośnienie nie działało, więc najgłośniej jak potrafiłem, wyjaśniłem ludziom, co się stało i dlaczego mogą spokojnie pozostać na sali. Uczciwa informacja była tu podstawą. Po kilku minutach prąd został przywrócony przez obsługę, akrobaci wznowili występ, a wszyscy w żartobliwy sposób mogliśmy się odnieść do całego zajścia.

Awaria podczas transmisji – jak ją przetrwać?

Wyzwaniem jest też organizacja eventów online, szczególnie jeśli w grę wchodzą wydarzenia hybrydowe. Nawet jeśli organizujemy je w profesjonalnym zespole, złośliwość rzeczy martwych potrafi dać się we znaki. Często okazuje się, że jakiegoś materiału nie da się wyemitować za pośrednictwem platformy albo że kolejny na liście prelegent się nie połączył. W takich momentach posiłkuję się dobrym przygotowaniem merytorycznym (33 proc.), zmysłem improwizacyjnym połączonym z zimną krwią (33 proc.) oraz doświadczeniem dziesiątek podobnych zajść (zwłaszcza w pracy antenowej w TV i radiu; 33 proc.). Podczas wydarzenia Global e-Mobility Forum, które prowadziłem ze studia Polsatu i Platige Image w Warszawie, realizator Patryk Jasiński powiedział mi do słuchawki w uchu: „Szyj, bo przed sekundą rozłączyła nam się prelegentka. Ta, którą miałeś właśnie witać. Szyj”. Nie był to zresztą pierwszy raz, gdy kazał mi wypełnić czymś niezapowiedzianą ciszę podczas wirtualnych wydarzeń.

Na szczęście kilka tygodni wcześniej poprosiłem organizatora konferencji, Polskie Stowarzyszenie Paliw Alternatywnych, o przesłanie wszystkich folderów promocyjnych i opracowań produktów, które przygotowali w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Czytałem je w małych fragmentach, ale przez wiele wieczorów, przy okazji innych zajęć. Dzięki temu nabrałem sporego rozeznania na temat elektromobilności. A jadąc na wydarzenie do Warszawy, w samochodzie słuchałem jeszcze zagranicznych twórców podcastów o elektrykach właśnie. Konferencja odbywała się 19 listopada 2020 roku, a akurat dzień wcześniej wyczytałem, że rząd Zjednoczonego Królestwa zakaże sprzedaży nowych samochodów spalinowych do 2030 roku. Temat idealnie pasował do konferencji – w nieoczekiwanym momencie mogłem opowiedzieć o kilku aspektach planowanej regulacji.

Nie szukaj winnych. Szukaj rozwiązań

Uważam jednak, że tuszowanie niedociągnięć nie zawsze ma sens. Bywa, że lampa za plecami prelegentki przewróci się akurat w momencie, gdy zabiera głos w panelu dyskusyjnym, albo ekran za moimi plecami zgaśnie lub wyświetli bijącą po oczach czerwoną planszę. Co wtedy? Życie! Widzów zawsze traktuję jak partnerów, dlatego tłumaczę trudności, które nas spotkały.

Zdaję sobie sprawę, że jestem dla nich ambasadorem danego wydarzenia. Dlatego nie mówię: „Ktoś z techniki musiał nacisnąć zły przycisk”, tylko „Robimy co w naszej mocy, by za chwilę odzyskać dostęp do tego materiału i go państwu wyświetlić”. Zwykle dodaję też, że taki jest urok wydarzeń na żywo. Może to zabrzmi banalnie, ale gdy nastąpi problem, skupmy się na szukaniu rozwiązania, a nie winnego.

W pamięć zapadła mi data 14 grudnia 2020 roku. Prowadziłem tego dnia konferencję o wykorzystaniu technologii satelitarnej, którą nagle przerwały… problemy z łączem. Nie zdołaliśmy wznowić nadawania przez blisko godzinę. Zarówno agencja, jak i klient biegali w popłochu po całym studiu, roztrząsając, jak mogło do tego dojść. Nastąpiła częsta w tego typu przypadkach wymiana argumentów. Okazało się, że akurat tego dnia większość usług Google’a – w tym YouTube – przestała działać z powodu krytycznej awarii serwerów.

Uff, dziś nikt nikogo nie poda do sądu! 😉

Co jest ważne, gdy prowadzimy konferencje w innych językach?

Na co dzień więcej wydarzeń prowadzę po angielsku niż po polsku. Może się więc wydać paradoksalne, że od organizatorów eventów międzynarodowych zwykle dostaję scenariusze napisane… po polsku. By więc przygotować się do pracy na scenie, poza wszystkimi czynnościami, które już opisałem, muszę jeszcze przetłumaczyć całość. Lepiej, gdy robi to klient, bo sam najlepiej wie, jakie odpowiedniki polskich słów znajdować w języku angielskim. Dobrą rzecz zrobiła firma Evergreen, dla której prowadziłem konferencję o tematyce ogrodniczej. W mailu dostałem np. wskazówkę, by zamiast o ziemi do kwiatów (ang. soil) mówić o podłożach (ang. growing media).

Są też wydarzenia, które prowadzę po polsku i angielsku. Potrzebna jest biegłość w obu językach, by tłumaczenia były dynamiczne i ciekawe, a więc by nie odwzorowywały słowo po słowie czyjejś wypowiedzi. Byłoby to szczególnie monotonne dla tej części publiczności, która zna oba języki. Warto ustalić z organizatorem, która grupa językowa będzie najszerzej reprezentowana.

Jeśli np. 80 proc. mówi po polsku, a 20 proc. jedynie po angielsku, to treści po angielsku powinny być bardziej skrótowe – by oddać sens wypowiedzi, ale nie wchodzić w szczegóły.

Zawsze gdy do pracy przy wydarzeniu są zatrudnieni tłumacze, odwiedzam ich kabinę. Nie tylko chcę się przedstawić, ale też poznać ich nazwiska – bo przedstawiam ich zawsze na początku każdego wydarzenia. Często organizatorzy dość oszczędnie informują o tym, co będzie się działo na scenie, więc oni wykorzystują nasze spotkanie również do lepszego zorientowania się w agendzie. Zwykle proszą mnie, bym dawał znać prelegentom, gdy ci zaczną mówić zbyt szybko.

Wczytując post, wyrażasz zgodę na politykę prywatności firmy Facebook.
Dowiedz się więcej

Wczytaj post

Zawsze odblokowuj posty na Facebooku

Pamiętam otwarcie pewnej fabryki w Kutnie. Całość́ prowadziłem po angielsku. A że produkowane są̨ tam chipsy pewnej międzynarodowej marki, wczytałem się̨ w ich tajemną recepturę̨. Okazuje się̨, że każdy chips ma absolutnie identyczny kształt: paraboloidy hiperbolicznej. Chciałem tę ciekawostkę̨ wpleść́ w moją opowieść́, ale najpierw uprzedziłem tłumaczki. „Hyperbolic paraboloid” to nie jest sformułowanie, którego używają̨ codziennie.

Gdy mam prowadzić wydarzenie anglojęzyczne na jakiś skomplikowany temat, staram się poświęcić dużo czasu czytaniu artykułów na jego temat. Szukam ciekawostek, oglądam filmy na YouTubie. Jako konferansjer dużo czasu spędzam, dojeżdżając do największych polskich miast – w pociągu lub samochodzie słucham anglojęzycznych podcastów. Dlatego gdy już wiedziałem, że będę prowadzącym konferencji online dla PMI Poland Chapter – polskiego oddziału największej organizacji szkolącej zarządzających projektami – w Apple Podcasts odszukałem „Projectified® Podcast”.

Gościem odcinka był Billy Samuel Mwape, doradca zambijskiego banku, który wykorzystał reguły sprawnego zarządzania projektami również wtedy, gdy jego dwuletni syn zachorował na mózgowe porażenie dziecięce. W walkę o jego zdrowie Mwape zaangażował rodzinę, lekarzy i fizjoterapeutów. Efekty leczenia i współpracy przerosły oczekiwania: chłopiec opanował samodzielne poruszanie się. Tę dającą nadzieję historię opowiedziałem na początku konferencji, by pokazać, że rzecz, którą zajmują się na co dzień w pracy, może mieć też zastosowanie w życiu prywatnym. Dzięki odsłuchaniu kilku odcinków tematyka i słownictwo związane z zarządzaniem projektami stały mi się bliższe.

Prowadząc wydarzenie w językach obcych, szukam kontekstu, który będzie zrozumiały dla mojego odbiorcy. Tłumaczenia słów sprawdzam w kilku źródłach – zwłaszcza od czasu, gdy niechcący, tłumacząc Szwajcarom polską tradycję weselną, użyłem niemieckiego słowa Trauerkranz zamiast Hochzeitskranz. Niechcący przekonywałem zgromadzonych, że wedle polskiej tradycji pani młoda rzuca o północy… wieńcem pogrzebowym.

Komu nie chce podpaść prowadzący?

Realizatorom. To oni znają każdy zakamarek sceny, dowodzą dźwiękiem, oświetleniem, ekranami. To od ich przychylności zależy pomyślny przebieg zdarzeń na scenie. Kiedyś zapytałem jednego z realizatorów o prowadzącego, którego najwyżej ceni. Odpowiedział: „Piotra Kraśkę. To facet, który zawsze na początku eventu podchodzi do nas i pyta: »Panowie, co mogę zrobić, żeby nie komplikować wam pracy?«”.

Do listy dodałbym: zawsze przychodź na próby. Wielu wpadek i nieprzyjemności dałoby się uniknąć, gdyby wszyscy – konferansjer, prelegenci, ale i zapracowany prezes firmy – pojawili się na próbie. Dobrym zwyczajem jest, by zebrać ich wszystkich w jednym miejscu i wspólnie ustalić newralgiczne momenty, takie jak wręczanie nagród. Kto wygłasza laudację, a kto wręcza? Kto pierwszy wyciąga rękę? Kto podaje kolejne statuetki? W jakiej kolejności będziemy wyczytywać laureatów? Czy mogą wygłosić podziękowanie, a jeśli tak – to jak długie? To pytania, które albo zrodzą się na próbie, albo zrodzą problemy podczas samego wydarzenia.

Realizatorzy często proponują konferansjerom i mówcom, by korzystali z mikrofonów nagłownych. Mają one wiele plusów – jak chociażby to, że mówca może swobodnie gestykulować. Minusem jest to, że w przypadku zestresowanych mówców mocno słychać każdy ich oddech.

Jako konferansjer zwykle proszę o mikrofon do ręki, bo gdy mikrofon którejś z występujących osób nawali, mogę szybko uratować ją swoim. Alternatywnym rozwiązaniem jest, by prowadzący ustalił z dźwiękowcem lokalizację dodatkowego, stale uruchomionego mikrofonu. Może być on ustawiony na przykład w mniej eksponowanym miejscu sceny, na statywie, by w razie potrzeby można było po niego sięgnąć.

Czym jest „ucho” prezentera TV lub prowadzącego event?

Świetną praktyką jest stosowanie tzw. ucha. To słuchawka, dyskretnie wsunięta w jedno z uszu prowadzącego, w której słyszy on wskazówki od producenta wydarzenia. Ucho, niegdyś widywane tylko u prezenterów największych programów telewizyjnych, już na dobre zadomowiło się w świecie eventów. Daje organizatorowi duży spokój – może przekazać prowadzącemu nagłe zmiany w agendzie, zwrócić uwagę na gościa VIP, który właśnie dyskretnie dołączył do zgromadzonych. Bywa, że przypomni o rzeczy, którą prowadzący miał powiedzieć, a przeoczył. Ważne, by ucha nie nadużywać. Dobry prowadzący jest co prawda przyzwyczajony do mówienia i słuchania jednocześnie (a nie jest to łatwa sztuka), ale komunikaty powinny być zwięzłe. Hasło: „Wojewoda” wystarczy, by host wiedział, że ma dodatkowo przywitać spóźnionego polityka, a „szyj”, by przedłużył jakiś punkt programu, dając organizatorom czas na naprawienie nagłej usterki.

Czego prowadzący powinien unikać?

Patosu, zakładania masek, nieszczerości. Mało komu przyjdzie do głowy, że konferansjer mógłby być́ dobrym aktorem. Skald myśl, że aktor będzie dobrym konferansjerem? Przesadna chęć́ kreacji może zaowocować́ zakłopotaniem publiczności. „Panie premierze, za idiotę robię tu ja” – powiedział kiedyś́ Krzysztof Globisz, trafnie podsumowując swoją rolę podczas uroczystego otwarcia, z którego nagrania można znaleźć́ w internecie do dziś́. Czasem całość potrafi jednak zepsuć jeden ryzykowny żart. Dlatego zamiast wystudiowanych kawałów, wybieram dowcip sytuacyjny.

Do dziś pamiętam, jak gorąco zrobiło mi się, gdy miałem zapowiedzieć konkurs, w którym do wygrania był samochodzik zasilany wodorem. Zaproponowałem organizatorom, że zamiast jedynie mówić o nagrodzie, pokażę ją. „Powiem szczerze, robię to pierwszy raz w życiu” – rozpocząłem, chwytając za pilot sterujący autkiem. Przez blisko trzy minuty próbowałem uruchomić sprzęt, lecz nie poruszył się nawet o centymetr. Kątem oka zauważyłem, że niechcący urwałem przewód dostarczający wodór. Wyjaśniłem więc widzom, że musimy ich trzymać w niepewności, by dotrwali do kolejnej przerwy kawowej – wtedy na pewno pokażę im działanie samochodziku.

W przerwie organizatorzy nauczyli mnie, jak poprawnie wyciągać przewód. Upewniliśmy się wspólnie, że sprzęt działa. Działał – aż do momentu, gdy miałem to udowodnić widzom. Druga próba spełzła znów na niczym, ale i wtedy pocieszyłem widzów: „To ma głębszy sens, bo mamy jeszcze trzecią przerwę kawową, a nie bez przyczyny ktoś mądry powiedział, że do trzech razy sztuka”. Jak się okazało, ta nieplanowana walka z przeciwnościami skutecznie wciągnęła widzów. Rekordowa liczba wzięła udział w konkursie, a komentarze były przychylne. Na szczęście ostatnia próba przyniosła sukces – samochód poruszył się. „Mały krok dla konferansjera, wielki – dla wodoromobilności” – podsumowałem.

Dlaczego wielu mówców nie przepada za hostami?

Wielu prelegentów uwielbia swój moment w blasku jupiterów, ale to prowadzący bierze odpowiedzialność za punktualność całego wydarzenia (często w stopniu o wiele większym niż organizator, który nie wyznaczył opiekuna sceny). Wiedząc, jak duży wpływ na ocenę jakości wydarzenia mają ewentualne opóźnienia, ustalam z organizatorem stopień tolerancji. I pilnuję czasu.

Kiedy przykładowo prelegent ma na wystąpienie 18 minut, a minęło już 16, podchodzę do stanowiska realizatorów. Dowiaduję się, ile slajdów pozostało do końca prezentacji, a także jak gęsto są zapisane. Gdy wszystko wskazuje, że prelegent zdecydowanie przekroczy czas, zbliżam się do sceny. Próbuję złapać z nim kontakt wzrokowy, by sprawdzić, czy ma świadomość opóźnienia. A gdy po dodatkowej minucie okazuje się, że jestem ostatnią osobą, na którą mówca chciałby zerknąć, wchodzę na scenę. Staję w takim miejscu, by mógł mnie zobaczyć kątem oka. Zwykle w tym momencie cedzi: „Już ostatnie zdanie!”, choć są i tacy, którzy nadal mnie ignorują. Kiedy stoję obok, mam wgląd w tzw. widok prezentera, a więc podgląd slajdów, które czekają na omówienie. Jeśli zauważam, że prelegent znacząco przyspieszył i zmierza ku końcowi, potrafię po cichu mu towarzyszyć – tak, by widzowie usłyszeli upragniony morał. Jednak gdy upłynie druga minuta spóźnienia – zabieram głos. Proszę prelegenta o podsumowanie.

Najważniejsza jest konsekwencja. Dbałość o czas nie może być stosowana wybiórczo. Każdy prelegent, który przekroczy czas, musi zostać potraktowany na tych samych zasadach, które zresztą należy rozesłać wszystkim mówcom na długo przed konferencją.

A zadaniem prowadzącego jest to, by – z gracją Anny Jantar śpiewającej „Nic nie może wiecznie trwać” – nakłonić prelegenta do opuszczenia sceny. A na koniec samemu z niej zejść́ – niepokonanym.