Wsparcie merytoryczne w organizacji Twojego wydarzenia

Organizując event, musisz odpowiedzieć na dziesiątki pytań. Moje wsparcie może Cię uchronić przed komplikacjami.

Ilu gości zaprosić? Kto ogarnie technikę? Jak rozpisać agendę?

Jeśli jesteś pracownikiem działu marketingu czy HR z dużym doświadczeniem, prawdopodobnie nadal z respektem podchodzisz do tematu organizacji dużych eventów. Każdy z nas wie, że trafienie w gusta odbiorców z różnych środowisk jest niemałym wyzwaniem.

 

Nie jestem właścicielem agencji eventowej, za to od 10 lat pracuję w samym sercu tej branży. Jako zawodowy dziennikarz i konferansjer współorganizowałem tak wiele wydarzeń, by wiedzieć, co zrobić, by odniosły sukces. Poznałem wspaniałych ludzi, którzy tak jak ja kochają tę pracę. A ponieważ uwielbiam pracować z ludźmi i łączyć ze sobą przedstawicieli różnych profesji, podpowiem Ci, jak pogodzić Twoje pragnienia z realiami realizacji eventowej.

 

Od teraz nie musisz obawiać́ się̨ o brak zaangażowania podczas przygotowania Twojego wydarzenia.

By Twoi ludzie zabłysnęli na scenie, potrzebujesz spokoju za kulisami.

fot. Paweł Tomalka

Jak zorganizować imprezę, którą goście zapamiętają jako wyjątkową?

Branża eventowa w Polsce w ciągu ostatnich 10 lat bardzo mocno się zmieniła. Możemy mówić o profesjonalizacji i bardziej spersonalizowanym podejściu do potrzeb Klienta, ale są i podmioty, które wciąż trwają na rynku „siłą rozpędu”. Duże znaczenie ma to, jakie firmy zaangażujesz do Twojego projektu.

Nie popełnij więc grzechu głównego polskiego prawa przetargowego: skupienia na kryterium ceny. Owszem, stawki mają znaczenie, a pieniądze liczymy wszyscy. Sprawdź jednak przede wszystkim doświadczenie partnera w organizowaniu eventów tego samego typu, jak Twoje. Poproś o przykłady konkretnych realizacji – potwierdzone zdjęciami, video i referencjami.

Człowiek ocenia przede wszystkim oczami, ale Ty staraj się mieć je dookoła głowy. Poza estetyką sali i jej rozmiarem, zwróć uwagę na jej praktyczność. Jeśli np. organizujesz dużą kolację na 5o0 osób z występem artystycznym, sprawdź, czy właściciel ma odpowiednią infrastrukturę. Czy pod sufitem można podwiesić liny akrobatów albo czy są garderoby, w których do występu przygotuje się cover band?

Przy organizacji dużych wydarzeń sprawdzają się sale z rozbudowanym zapleczem, na które można bezpośrednio rozładować samochody dostawcze. A gdy planujesz dwudniowe wydarzenie, upewnij się, że dla wszystkich gości znajdą się pokoje hotelowe.

Twój szef może być doskonałym menedżerem, ale czy upora się z wystąpieniem publicznym? Najlepszym, co możesz zrobić, jest stworzenie mu warunków do skutecznego, ale i spokojnego wygłoszenia prezentacji. Zaopiekuję się Twoimi mówcami na wiele dni przed ich wystąpieniem, by mogli czuć się pewnie. Poza szkoleniem w dogodnym dla Was miejscu i czasie, możesz liczyć na moje wsparcie podczas samego wydarzenia. Jeśli dodatkowo będę prowadzącym Twojego eventu, zadbam o dobre nastroje i podzielę się ostatnią radą na chwilę przed naszym wspólnym wystąpieniem. Chcę, by Twój zespół błyszczał na scenie.

I to na długo przed samym wydarzeniem. Prosząc mnie o eventowe konsultacje, unikasz organizowania metodą prób i błędów. Widziałem już wiele nierealistycznych scenariuszy oraz niewłaściwie zbriefowanych wykonawców i wiem, jak uniknąć wpadki. Gdy zbyt długo zajmujesz się organizacją eventu tylko w swoim zespole, ryzykujesz, że nikt nie wyłapie słabych punktów. Nawet na kilka dni przed wydarzeniem mogę pomóc Ci znaleźć odpowiednich ludzi i rozwiązania, które uspokoją Twoich Szefów i zadowolą Gości.

Dobry event to taki, na którym każdy wie, co ma robić. Dlatego dokładnie rozpisz zadania poszczególnym osobom i upewnij się, że w razie wątpliwości będą wiedzieli, do kogo się zwrócić. Dobrym rozwiązaniem przy dużych produkcjach jest uszykowanie zawieszek na szyję (badge’ów), na których odwrocie znajdują się numery telefonów do kluczowych osób odpowiadających za poszczególne aspekty imprezy.

Zorganizuj spotkania wszystkich osób, które na pewnym etapie produkcji będą ze sobą współpracowały. Omówcie wszystkie scenariusze, również te pesymistyczne. Epidemia koronawirusa pokazała, jak ważny jest plan B. “Hope for the best, prepare for the worst” – mawiają Amerykanie i trudno odmówić im racji.