Dobry prowadzący konferencji – na co zwrócić uwagę?

Konferansjer to zwykle pierwsza osoba, którą zapamiętają goście Twojego wydarzenia. A pierwsze wrażenie robi się tylko raz.

By konferencja, którą organizujesz, odniosła sukces, niezbędni są odpowiednio dobrani ludzie.

Dlaczego ludzie chodzą na konferencje? Jedni chcą dowiedzieć się więcej o swojej branży, spotkać ludzi, których podziwiają. Inni liczą na nawiązanie obiecujących biznesowo kontaktów. Są i tacy, którzy najbardziej nastawiają się na towarzyszące konferencjom afterparty. Niech pierwszy rzuci kamieniem, kto z tego powodu nigdy nie spóźnił się na drugi dzień konferencji!

Zauważ, że wszystkie sytuacje, które opisałem, wiążą się z interakcjami. Kontaktem ludzi ze sobą. Uważam, że ich jakość zależy w dużym stopniu od atmosfery, jaką zastaniemy na miejscu wydarzenia. Dlatego tak ważne jest powitanie przez prowadzącego. Słyszą je zarówno uczestnicy, jak i czekający za kulisami mówcy. Prowadzący, który zbytnio podkreśla swoją wyjątkowość lub mówi z drżącym głosem, może swoją tremą „zarazić” kolejnych mówców. A gdy jako gość konferencji zastajesz „spięte towarzystwo”, sam(a) mimowolnie możesz odczuć stres.

Może być zupełnie inaczej. Wyobraź sobie, że wchodzisz do szczelnie wypełnionej sali wykładowej, w której ludzie uśmiechają się do siebie, a każdy z występujących zdaje się przejmować od poprzednika pozytywną energię. Dobry nastrój unosi się w powietrzu.

Dlaczego warto mieć prowadzącego na konferencji?

Zapytałem o to Damiana Haftkiewicza (Stereomatic), który eventy produkuje od 12 lat. „Dla mnie prowadzący kongresu to jego dyrygent. Realizuje zamierzenia producenta, dbając jednocześnie o dobre wrażenia uczestników. Informuje o punktach programu, pilnuje czasu, umiejętnie komentuje rozwój wydarzeń. Powinien być dobrze dobrany do rodzaju wydarzenia, znać branżę i mówców.” 

Wybór prowadzącego może zaważyć o sukcesie konferencji. Prowadzący jest wizytówką organizatora.

Damian Haftkiewicz

Fot. Bartosz Śrama

Tworzysz agendę? Zadbaj o odpowiednie proporcje.

Czy zdarzyło Ci się kiedyś spędzić na uczelni cały dzień, od rana do wieczora? Zwłaszcza osoby, które kiedyś studiowały zaocznie, wiedzą czym są „kumulacje wykładów”. Choć pierwsze godziny potrafią być ciekawe, w okolicach czwartej lub piątej człowiek musi się nagimnastykować, by na sali pozostać ciałem, ale i duchem.

Dlatego planując kilka prelekcji o skomplikowanej tematyce, zadbaj o to, by pomiędzy nimi dać słuchaczom jakąś odmianę. Mogą odsapnąć podczas przerwy kawowej albo posłuchać „lżejszego” punktu programu, np. rozmowy dwóch ekspertów lub 10-minutowego występu skrzypaczki.

Nie bój się nowych rozwiązań. Wielu gości doceni, że wreszcie nie muszą się nudzić.

Zanim wyślesz pierwsze zaproszenie

Jako konferansjer od lat obserwuję wydarzenia, które są przepełnione treścią. Choć konferencja trwająca od 9:00 do 18:00 dobrze prezentuje się na papierze, niekoniecznie tak zostanie zapamiętana. Jeśli prezentacje będą przydługie, a uczestników niczym nie zaskoczymy, znajdą drzwi z napisem „angielskie wyjście”. Zauważ, że często sala jest pełna na początku jakiegoś kongresu, pierwszy spadek następuje po przerwie obiadowej, a po „drugiej kawowej” na widowni pozostają nieliczni. Dlatego doradzając organizatorom wydarzeń, zwracam dużą uwagę na dobrze sformatowaną agendę. Bywa jednak, że mają związane ręce. Ale i tu dobry prowadzący znajdzie rozwiązanie, o czym za moment.

Co robię, gdy agenda aż kipi od nazwisk prelegentów? Gram, jak przeciwnik pozwala. Jako gospodarz sceny robię co w mojej mocy, by utrzymać zainteresowanie uczestników. Gdy więc mają za sobą trudną, naszpikowaną liczbami i faktami prezentację, rozładowuję napięcie, znajdując nieoczywiste skojarzenie. Dzielę się anegdotą. Bywa, że uchodzącego za alfę i omegę specjalistę od pożarnictwa zapytam o wpinkę przypiętą do marynarki. To symbol piłki golfowej, który wypatrzyłem u niego już wcześniej. Nagle prelegent-technik zamienia się w entuzjastę-człowieka. Spontaniczna interakcja obłaskawia mówcę, a publiczność zachęca, by podniosła wzrok znad smartfonów.  

Gdy prelegenci i goście Twojej konferencji wyczują dobre nastawienie i serdeczność prowadzącego, przekazywanie wiedzy będzie przyjemnością.

Fot. Agata Dąbrowska, www.agencja24mm.pl

Mój przepis na udaną konferencję

Spróbuj znaleźć jak najwięcej cech, które łączą potencjalnych uczestników Twojego wydarzenia. Kim są, gdzie pracują, czego doświadczają na co dzień? Jakie są ich potrzeby? Jakie prezentacje słyszeli już dziesiątki razy, a w jakich tematach z chęcią się podszkolą? Czy nazwisko prelegenta, który Tobie wydaje się „top of the top”, coś im mówi? A może w tym czasie woleliby usłyszeć kogoś mniej rozchwytywanego, za to bardziej merytorycznego?  

Czy Twoi goście życzą sobie konferencji bardziej „naszpikowanej” wiedzą, czy też potrzebują więcej czasu na kuluarowe rozmowy i integrację? Wielokrotnie prowadziłem eventy, podczas których na przerwę kawową zaplanowano 5 lub 10 minut. To nie ma prawa się udać! Najlepiej wiedzą o tym panie, bo właśnie pod damskimi toaletami tworzą się kolejki niczym w kasie PKP przed długim weekendem. Zbyt krótkie przerwy – choć świetnie wyglądają na papierze – kończą się masowymi powrotami publiczności w trakcie czyjejś prezentacji. Prelegenta może to rozproszyć, a publiczność zawstydzić. Uprzedzam pytanie – nie, 30 minut to nie jest rozsądny czas na przerwę obiadową. No, chyba że sponsorem konferencji jest Rennie.   

Żyjemy w czasach, w których przeciętny dwudziestolatek jest już „doskonałym specjalistą” z „12-letnim doświadczeniem”, „tysiącem wdrożeń” i „2000 zadowolonych klientów”. Niektórzy próbują nam nawet wmówić, że ich eksperckość jest wprost proporcjonalna do „liczby wypitych kaw”. Zanim więc to kupisz, obejrzyj wystąpienia prelegenta na YouTube. Jak się tam prezentuje? Czy jest wiarygodny? Czy potrafi utrzymać Twoją uwagę? Chcąc zaś sprawdzić opinie ludzi na jego temat, nie sugeruj się tymi z jego oficjalnych kanałów, tylko osobiście zapytaj ludzi z branży eventowej i szkoleniowej o zdanie. 

Prowadziłem już wiele konferencji, które z racji występu znanego mówcy przeistaczały się w jego benefis. Sam zawsze traktuję wszystkich równo i tego samo oczekuję od innych. Skończmy z gloryfikowaniem prelegentów jako piewców „prawdy objawionej”. Zrobienie sobie selfie z ulubionym mówcą jest OK, ale jeszcze lepsze jest odebranie od nich prawdziwej, przydatnej wiedzy. Dlatego uważam, że czasy jednostronnej komunikacji powinny się wreszcie skończyć. Daj gościom Twojej konferencji szansę, by mogli zadać pytanie prelegentowi, by mogli zapytać o szczegóły, gdy na coś nie starczy czasu. Co powiesz na to, by w agendzie po każdym występie prelegenta dodać 5 minut na pytania od publiczności? Mogą je zadać w aplikacji lub tradycyjnie, podnosząc rękę. W obu przypadkach kompetentny konferansjer umiejętnie oddzieli ziarna od plew.

Najlepiej podczas którejś z dłuższych przerw, a nie bezpośrednio po wystąpieniu, bo to mogłoby zdziesiątkować salę podczas kolejnego punktu agendy. Pamiętaj, by wygospodarować wygodną powierzchnię, gdzie będzie można – choćby przy stolikach barowych – porozmawiać z interesującą nas osobą.  

Ci najbardziej wymagający uczestnicy są często liderami opinii – podczas przerwy obiadowej lub w konferencyjnym foyer mogą komentować wszelkie niedociągnięcia Organizatora, a ich opinia w sposób znany socjologom stanie się tą dominującą. By tego uniknąć, zadbaj o czas. Każdy ma swoje plany – również prelegent, który może nie być zadowolony z nagłego przeniesienia jego wystąpienia na później.  

Jeżeli chcesz na czymś zaoszczędzić, to na pewno nie powinna to być technika. Częstym błędem, który widzę na seminariach i konferencjach organizowanych w hotelach jest poleganie na hotelowym sprzęcie. Nagłośnienie w tych miejscach nierzadko jest niskiej jakości lub po prostu źle skonfigurowane. I tak na przykład jednoczesne włączenie dwóch mikrofonów powoduje nieznośne sprzężenie. Innym razem prelegentka, by znaleźć miejsce, w którym mikrofon nie wydaje dziwnych odgłosów, musi krążyć po sali jak Jurek Owsiak podczas finału WOŚP. 

Być może jest to kwestia osobowościowa, ale po niektórych prelegentach widać, że interesuje ich przede wszystkim wygłoszenie (często naprawdę świetnej) prezentacji, a później wystawienie faktury. Przy takim nastawieniu zdarza się, że: 

  • prelegent nie jest zainteresowany, czym dokładnie zajmuje się firma lub grupa zawodowa, dla której występuje – wygłasza swoją prezentację w tradycyjnej, niezmienionej formie, mimo, że w konkretnej grupie ta wiedza się nie sprawdzi. Bywa też, że gość specjalny myli nazwę firmy lub wręcz otwarcie przyznaje, że nigdy o niej nie słyszał. 

  • prelegent mówi o rzeczy, którą tego samego dnia jako „objawienie” przedstawił ktoś inny. Kiedyś w Gdyni podczas jednej konferencji zarówno Jacek Walkiewicz, jak i później Łukasz Jakóbiak, namawiali do wyobrażenia sobie soczystej cytryny – tak intensywnie, by ślinianki zaczęły mocniej produkować ślinę. Obaj pokazali, jak duża jest potęga naszych myśli. Pan Jacek rano, pan Łukasz po południu. Tej niezręczności udałoby się uniknąć, gdyby każdy z prelegentów musiał przesłać Organizatorowi komplet slajdów. Lub gdyby występujący później obejrzał prezentacje występujących przed nim. 

  • prelegent reklamuje swoje produkty. W tej kwestii nie uznaję kompromisów – dobra konferencja to taka, na której nie ma miejsca na prezentacje sprzedażowe. Niestety, Organizatorzy muszą liczyć się ze zdaniem działu sprzedaży, a innym razem brakuje im asertywności. Bywa i tak, że prelegent zaskakuje treścią swojej prezentacji – bo slajdy z „niesamowitą ofertą szkoleń, ważną tylko dziś, w dniu konferencji” pojawiają się w ostatniej godzinie przed prelekcją, gdy nikt już nie zdąży ich przejrzeć. Wniosek możesz wyciągnąć sam(a). 

Pamiętaj też, by zatrudnić odpowiedniego konferansjera. Zobacz, co piszą na ten temat klienci: