Eventy online - wszystko co musisz wiedzieć

Organizacja konferencji online niesie ze sobą wiele czynników, które trzeba uwzględnić. Oto niektóre z nich:

• weźmy pod uwagę czas – zarówno porę jej rozpoczęcia, jak i długość trwania. Często uczestnikami wydarzeń online są pracownicy, którzy biorą w nich udział z polecenia pracodawcy – w takim przypadku optymalną godziną startu będzie godzina poranna, o której zaczyna się dzień pracy. Jeśli nie, celujmy raczej w godziny wieczorne, bo dopiero około 18:00 jest szansa na to, że większość odbiorców będzie miała wolny czas. Poza tym, konferencje online nie mogą być długie. Prelegenci najsłynniejszej konferencji TED muszą zmieścić się w 18 minutach. „To wystarczająco długo, by dotknąć istoty problemu, a zarazem na tyle krótko, by widz nie zdążył się w trakcie rozkojarzyć” – podkreśla założyciel, Chris Anderson; 
• slajdy obok prelegenta powinny dopełniać jego słowa, a nie być traktowane jak prompter, z którego odczytuje się kolejne złote myśli. Niechcący uczestniczymy w wyścigu, kto pierwszy odczyta treści z ekranu: my czy mówca. Nadmierny tekst, zwany złośliwie slajdumentem, można przesłać mailem w formie notatki, przed lub po spotkaniu. Pamiętaj: to właśnie człowiek – jego mimika i gesty – przekazują najwięcej informacji;
• jeśli prelegenta zapraszamy do wystąpienia w studiu, nagromadzenie kamer i nienaturalnie mocne światło lamp mogą go przerazić. Dlatego angażując mniej doświadczoną osobę, zadbajmy o próby. Gdy natomiast prelegent będzie nadawał z własnego domu lub biura, upewnijmy się, że przetestowaliśmy narzędzia, platformy (streaming), dostęp do internetu i jego jakość.

Przygotowanie scenariusza online to nie lada sztuka, ale daje wymierne efekty. Trzeba w nim zawrzeć wszystkie przewidziane, jak i nieprzewidziane sytuacje, jak chociażby kłopoty z jakością łącza czy inne nieoczekiwane przerwy techniczne. Podczas konferencji online prelegent będzie widział licznik czasu – poinformujmy wszystkich występujących o przewidzianym dla nich czasie – i tym, że od tej reguły nie mamy miejsca na wyjątki. Wyznaczmy jedną osobę, która będzie podejmowała wszystkie najważniejsze decyzje w czasach ewentualnego chaosu. Przede wszystkim jednak przemyślmy scenariusz na niebanalną i angażującą konferencję online! Ważne są sesje Q&A – jeśli boimy się, że publika nie zada żadnych pytań, wspólnie z zespołem przygotujmy „pytania-pewniaki”, które każdy z nich może wkleić jako kolejny „komentator”. Pilnujmy czasu na prelekcje, ale urozmaicajmy czas konferencji innymi atrakcjami (np. takimi jak warsztaty online).

Istnieje wiele możliwości, aby zatrzymać widza na dłużej. Zadbajmy o krótkie „wstawki”, które zaciekawią widzów, np. krótkie połączenie z prezesem, który właśnie dojeżdża na miejsce wydarzenia. Umiejętnie zamontowany pod przednią szybą smartfon umożliwi jego rozmowę z prowadzącym. Możemy spytać prezesa, o czym będzie jego prelekcja, a on może opowiedzieć, dlaczego warto „wytrwać” do końca. Dzięki temu zapewniamy niejako klientów, że realizujemy spotkanie online o wysokim poziomie organizacji i tworzymy zespół, który rzeczywiście troszczy się o widza. Miłym przerywnikiem może być też zabawa w formie quizu, np. w aplikacji Mentimeter, w którym do wygrania będzie nagroda przygotowana przez organizatora projektu. 

Spróbujmy też „przemycić nieco normalności” do eventów online, np. proponując przerwę na kawę połączoną z szybkim follow-up’em. Ci, którzy chcą, mogą sobie zaparzyć kawę, a pozostali mogą wspólnie z prowadzącym komentować to, co działo się do tej pory. Pewnie zgodzisz się, że najciekawsze dyskusje, ale i trafione pomysły, często rodzą się w hotelowych lobby. Umożliwiając rozmowy online, dajemy ludziom namiastkę tamtych rozmów. Kto komentuje, lepiej przyswaja wiedzę (uczymy się, rozmawiając o rzeczach, które właśnie usłyszeliśmy), ale i nawiązuje nowe kontakty. Atrakcje na eventy online to kwestia, o której nie możesz zapomnieć. 

Każde wydarzenie, które ma przynieść maksymalne rezultaty, wymaga dobrego Event Managera. Jaka jest zatem rola menedżera wydarzeń i jakie ma obowiązki związane z zarządzaniem wydarzeniem? Oto niektóre z nich:

– Planowanie wydarzenia od początku do końca

– Generowanie pomysłów na wydarzenie

– Zarządzanie budżetami wydarzeń

– Negocjacje sponsorskie

– Zarządzanie logistyką i miejscami wydarzeń

– Zarządzanie firmami zajmującymi się audio i wirtualnymi wydarzeniami

– Tworzenie planów marketingowych dotyczących wydarzeń

– Komunikacja, raportowanie, analiza i wsparcie po wydarzeniu

– Analizowanie informacji zwrotnych i raportowanie danych w celu pomiaru, czy cel i działania wydarzenia zostały osiągnięte.

Sprzedaż dużej liczby biletów była najlepszym miernikiem sukcesu eventu w czasach offline, ale i przy wydarzeniach wirtualnych jest do osiągnięcia. Jak jeszcze ocenić skuteczność wydarzenia online? Trzeba monitorować aktywność w mediach społecznościowych, ale i czytać komentarze, by dowiedzieć się, co mówią uczestnicy. Jeśli chcesz się dowiedzieć, co sądzą o wydarzeniu, po prostu ich o to zapytaj. Najprostszym sposobem na to jest wypełnianie ankiet po wydarzeniu, które pomagają zidentyfikować słabe punkty. Zmierz też przychody w stosunku do kosztów ogólnych (przewidywany koszt a koszt rzeczywisty, przewidywane przychody a rzeczywiste przychody, rzeczywisty koszt a rzeczywiste przychody). Nie mniej ważna jest efektywność planowania imprezy: czy spędziliśmy dużo czasu, przygotowując logistykę, aktualizując strony internetowe wydarzeń, wysyłając e-maile, promując wydarzenie, itp.?). Aby zaoszczędzić czas i pieniądze, zastanów się, co następnym razem możesz zrobić lepiej.