Eventy online - wszystko co musisz wiedzieć

Ograniczenia dotyczące COVID-19 szczególnie mocno uderzyły w branżę eventową. Wydarzenia na żywo, które niegdyś przyciągały tłumy, często nie mogą się odbywać. Organizatorzy eksperymentują więc z cyfrowymi alternatywami, co cieszy się coraz większym zainteresowaniem uczestników. Przy wydarzeniach wirtualnych wystarczy jednak jedno kliknięcie, by zająć się czymś innym i być offline. Jak zatem zorganizować konferencję online, aby zatrzymać uczestnika? Odpowiedź w dalszej części artykułu.

Dobry event online jest jak telewizyjna śniadaniówka.

Nawet jeśli jakiś temat nie do końca nas zainteresuje, wiemy, że za kilka minut znów będzie coś dla nas. Tylko pełen różnorodności i zaskoczeń scenariusz może utrzymać widza przed ekranem. Najważniejsze, by możliwie dużo działo się na żywo. Konferencje nagrywane wcześniej pozbawione są spontaniczności, a nasi widzowie – poczucia, że uczestniczą w wydarzeniu razem z nami.

Eventy online - nowy wymiar wydarzeń

To prawda: nastały czasy, kiedy wydarzenia ze scen i spotkania z sal konferencyjnych przeniosły się przed ekrany monitorów. W „dawnych czasach”, sześcio- lub nawet ośmiogodzinny dzień wykładowy może i był oczywistością. W świecie nowych wydarzeń wirtualnych jest jednak proszeniem się o kłopoty. Ekrany towarzyszą nam od rana do wieczora, więc każda godzina uwagi Odbiorcy podczas transmisji w sieci ma wysoką wartość. Liczy się utrzymanie uwagi publiczności, z którą to zresztą różnie bywało nawet na wydarzeniach stacjonarnych. Przed opuszczeniem sali często powstrzymywał nas „czynnik społeczny”, a więc świadomość, że nasza nieobecność może być przez kogoś z osób obecnych odnotowana. 

Podczas eventów online możemy wykreować dla widzów zupełnie nowy świat. Ważne, by prowadzący czuł się w tym środowisku komfortowo.

Fot. Kamil Biegański

Dlaczego warto organizować wydarzenia online?

W dzisiejszych realiach raczej trzeba zadać odmienne pytanie: dlaczego trzeba organizować eventy online? Ponieważ, póki co, innego wyjścia nie ma. Zmieniła się perspektywa odbiorców i jest bardzo prawdopodobne, że gdy pandemiczne restrykcje miną, widownia nadal będzie chętna, by oglądać eventy online dla firm i inne konferencje za pośrednictwem łącz – lub innego typu spotkania hybrydowe. 

Organizacja eventów online ułatwiła organizatorom zapraszanie gości nie tylko z Polski, ale i z zagranicy. Odpadły spore koszty, m.in. zakwaterowania i przelotów prelegentów. Kiedyś pochodzący z innego kontynentu mówca na wystąpienie musiałby poświęcić co najmniej 3 dni – dziś wystarczą 3 godziny. Zniknęły też koszty związane z organizacją sali oraz noclegów dla uczestników. Powiedzenie jednak, że takie rozwiązania, jak eventy online, powinny być tanie, nie odda całej prawdy. Jedne koszty ustąpiły bowiem miejsca innym: trzeba zapłacić za profesjonalne studio, całą ekipę pracowników, dźwiękowców, obsługę kamer, realizatorów i producentów. 

Jest jeszcze jedna istotna kwestia, będąca niepodważalną zaletą eventów online: kiedyś ten, kto nie mógł dotrzeć na konferencję, nie dostawał drugiej szansy. Dziś, gdy wszystko rejestrują kamery, materiał nagrany na żywo można poddać recyklingowi i umieścić go na YouTubie. Co więcej, wielogodzinny materiał będzie tym atrakcyjniejszy, jeśli podzieli się go na kilka fragmentów opatrzonych chwytliwym tytułem. 

Mój przepis
na udaną organizację eventów online

Organizacja konferencji online niesie ze sobą wiele czynników, które trzeba uwzględnić. Oto niektóre z nich:

  • weźmy pod uwagę czas – zarówno porę jej rozpoczęcia, jak i długość trwania. Często uczestnikami wydarzeń online są pracownicy, którzy biorą w nich udział z polecenia pracodawcy – w takim przypadku optymalną godziną startu będzie godzina poranna, o której zaczyna się dzień pracy. Jeśli nie, celujmy raczej w godziny wieczorne, bo dopiero około 18:00 jest szansa na to, że większość odbiorców będzie miała wolny czas. Poza tym, konferencje online nie mogą być długie. Prelegenci najsłynniejszej konferencji TED muszą zmieścić się w 18 minutach. „To wystarczająco długo, by dotknąć istoty problemu, a zarazem na tyle krótko, by widz nie zdążył się w trakcie rozkojarzyć” – podkreśla założyciel, Chris Anderson; 
  • slajdy obok prelegenta powinny dopełniać jego słowa, a nie być traktowane jak prompter, z którego odczytuje się kolejne złote myśli. Niechcący uczestniczymy w wyścigu, kto pierwszy odczyta treści z ekranu: my czy mówca. Nadmierny tekst, zwany złośliwie slajdumentem, można przesłać mailem w formie notatki, przed lub po spotkaniu. Pamiętaj: to właśnie człowiek – jego mimika i gesty – przekazują najwięcej informacji;
  • jeśli prelegenta zapraszamy do wystąpienia w studiu, nagromadzenie kamer i nienaturalnie mocne światło lamp mogą go przerazić. Dlatego angażując mniej doświadczoną osobę, zadbajmy o próby. Gdy natomiast prelegent będzie nadawał z własnego domu lub biura, upewnijmy się, że przetestowaliśmy narzędzia, platformy (streaming), dostęp do internetu i jego jakość.

Przygotowanie scenariusza online to nie lada sztuka, ale daje wymierne efekty. Trzeba w nim zawrzeć wszystkie przewidziane, jak i nieprzewidziane sytuacje, jak chociażby kłopoty z jakością łącza czy inne nieoczekiwane przerwy techniczne. Podczas konferencji online prelegent będzie widział licznik czasu – poinformujmy wszystkich występujących o przewidzianym dla nich czasie – i tym, że od tej reguły nie mamy miejsca na wyjątki. Wyznaczmy jedną osobę, która będzie podejmowała wszystkie najważniejsze decyzje w czasach ewentualnego chaosu. Przede wszystkim jednak przemyślmy scenariusz na niebanalną i angażującą konferencję online! Ważne są sesje Q&A – jeśli boimy się, że publika nie zada żadnych pytań, wspólnie z zespołem przygotujmy „pytania-pewniaki”, które każdy z nich może wkleić jako kolejny „komentator”. Pilnujmy czasu na prelekcje, ale urozmaicajmy czas konferencji innymi atrakcjami (np. takimi jak warsztaty online).

Istnieje wiele możliwości, aby zatrzymać widza na dłużej. Zadbajmy o krótkie „wstawki”, które zaciekawią widzów, np. krótkie połączenie z prezesem, który właśnie dojeżdża na miejsce wydarzenia. Umiejętnie zamontowany pod przednią szybą smartfon umożliwi jego rozmowę z prowadzącym. Możemy spytać prezesa, o czym będzie jego prelekcja, a on może opowiedzieć, dlaczego warto „wytrwać” do końca. Dzięki temu zapewniamy niejako klientów, że realizujemy spotkanie online o wysokim poziomie organizacji i tworzymy zespół, który rzeczywiście troszczy się o widza. Miłym przerywnikiem może być też zabawa w formie quizu, np. w aplikacji Mentimeter, w którym do wygrania będzie nagroda przygotowana przez organizatora projektu. 

 

Spróbujmy też „przemycić nieco normalności” do eventów online, np. proponując przerwę na kawę połączoną z szybkim follow-up’em. Ci, którzy chcą, mogą sobie zaparzyć kawę, a pozostali mogą wspólnie z prowadzącym komentować to, co działo się do tej pory. Pewnie zgodzisz się, że najciekawsze dyskusje, ale i trafione pomysły, często rodzą się w hotelowych lobby. Umożliwiając rozmowy online, dajemy ludziom namiastkę tamtych rozmów. Kto komentuje, lepiej przyswaja wiedzę (uczymy się, rozmawiając o rzeczach, które właśnie usłyszeliśmy), ale i nawiązuje nowe kontakty. Atrakcje na eventy online to kwestia, o której nie możesz zapomnieć. 

Każde wydarzenie, które ma przynieść maksymalne rezultaty, wymaga dobrego Event Managera. Jaka jest zatem rola menedżera wydarzeń i jakie ma obowiązki związane z zarządzaniem wydarzeniem? Oto niektóre z nich:

 

– Planowanie wydarzenia od początku do końca

– Generowanie pomysłów na wydarzenie

– Zarządzanie budżetami wydarzeń

– Negocjacje sponsorskie

– Zarządzanie logistyką i miejscami wydarzeń

– Zarządzanie firmami zajmującymi się audio i wirtualnymi wydarzeniami

– Tworzenie planów marketingowych dotyczących wydarzeń

– Komunikacja, raportowanie, analiza i wsparcie po wydarzeniu

– Analizowanie informacji zwrotnych i raportowanie danych w celu pomiaru, czy cel i działania wydarzenia zostały osiągnięte.

Sprzedaż dużej liczby biletów była najlepszym miernikiem sukcesu eventu w czasach offline, ale i przy wydarzeniach wirtualnych jest do osiągnięcia. Jak jeszcze ocenić skuteczność wydarzenia online? Trzeba monitorować aktywność w mediach społecznościowych, ale i czytać komentarze, by dowiedzieć się, co mówią uczestnicy. Jeśli chcesz się dowiedzieć, co sądzą o wydarzeniu, po prostu ich o to zapytaj. Najprostszym sposobem na to jest wypełnianie ankiet po wydarzeniu, które pomagają zidentyfikować słabe punkty. Zmierz też przychody w stosunku do kosztów ogólnych (przewidywany koszt a koszt rzeczywisty, przewidywane przychody a rzeczywiste przychody, rzeczywisty koszt a rzeczywiste przychody). Nie mniej ważna jest efektywność planowania imprezy: czy spędziliśmy dużo czasu, przygotowując logistykę, aktualizując strony internetowe wydarzeń, wysyłając e-maile, promując wydarzenie, itp.?). Aby zaoszczędzić czas i pieniądze, zastanów się, co następnym razem możesz zrobić lepiej. 

PODSUMOWAnie

Rezygnacja z eventów stacjonarnych pozbawiła organizatorów wielu ważnych aspektów, w tym także ważnej w niektórych branżach możliwości zaprezentowania swojej oferty. W poprzednich latach można było podejść i zobaczyć dany produkt, co w wersji online jest niemożliwe. Z każdej opresyjnej sytuacji jest jednak indywidualne wyjście, czego przykładem są eventy online. Rzecz jednak w tym, by zorganizować je dobrze. 


By to osiągnąć, zadbaj o zaangażowanie fachowców. Kluczowy jest wybór dobrego studia, które ma na swoim koncie wiele zrealizowanych eventów.

Zadbaj też o platformę, by Twoi Odbiorcy mogli wygodnie obejrzeć konferencję, ale i aktywnie w niej uczestniczyć (np. poprzez czat i interaktywne sesje integracyjne).


Nie zapomnij też o dobrym prowadzącym. Najlepiej, gdy będzie osobą z dużym doświadczeniem w prowadzeniu programów telewizyjnych na żywo. Taka osoba nie tylko dynamicznie przeprowadzi Widzów przez cały program, ale i doda prawdziwej wartości. Chętnie wesprę Cię w tym zadaniu. Opisz wydarzenie, które planujesz.